Оптимізація витрат на CRM: як розподілити ліцензії?
Впровадження CRM у сучасному бізнесі стає важливим стратегічним кроком, спрямованим на оптимізацію взаємодії з клієнтами та підвищення конкурентоспроможності компанії. Використання системи може здаватися витратним, проте раціональний розподіл ліцензій між користувачами допоможе заощадити фінансові ресурси. Пропонуємо ознайомитись з порадами, які допоможуть визначити мінімальну кількість користувачів CRM у вашій компанії.
1. Визначте тих співробітників, які регулярно та оперативно використовують CRM у своїй роботі. Це, зазвичай, представники відділу продажів, колл-центру та сервісного відділу, що відповідальні за ліди, угоди та інші задачі пов’язані з продажем. Їм потрібно постійно працювати з власними записами, даними та аналітикою, а керівництву важливо відстежувати результативність їх роботи. Таким працівникам обов’язково необхідні окремі ліцензії для ефективної роботи в CRM.
2. Деякі користувачі можуть входити в CRM час від часу, з метою вирішення робочих завдань або прийняття важливих рішень. Наприклад, менеджери чи маркетологи, які мають потребу у доступі для перегляду конкретної інформації, можуть легко об’єднатися під однією ліцензією. Це не лише сприяє оптимізації витрат, але й забезпечує ефективний та зручний доступ до системи для кількох осіб.
3. Визначте співробітників, для яких використання CRM є необхідним лише на певному етапі їхньої роботи. Наприклад, для отримання інформації щодо збору замовлень або для кур’єрської доставки. У цьому випадку використання окремого чат-бота або портальних ліцензій може бути більш ефективним. Варто зазначити, що цей тип ліцензії може бути призначений для обмеженого користування певними функціями CRM.
Таким чином, ви зможете не тільки оптимізувати витрати на CRM, а й забезпечити кожного співробітника доступом до інструментів та актуальних даних, що сприяє значному підвищенню продуктивності роботи команди.
Команда CRMiUM готова ділитися корисними інсайтами, щоб ви могли досягти своїх бізнес-цілей без зайвих труднощів. Звертайтесь до наших інтеграторів, якщо вам потрібно отримати більш глибоке розуміння процесів відбору, впровадження та подальшої роботи з системою.
Часті запитання
Чому витрати на CRM-систему часто виявляються вищими, ніж очікувалося?
Найчастіше це стається через купівлю ліцензій для кожного співробітника «про всяк випадок». Багато компаній не аналізують реальні потреби персоналу, тому платять за дорогі доступи для людей, які заходять у систему раз на місяць. Раціональний розподіл ролей дозволяє знизити щомісячні витрати на 20–40%.
Кому в компанії обов’язково потрібна індивідуальна ліцензія CRM?
Персональні ліцензії необхідні тим, чия робота безпосередньо зав’язана на клієнтах та продажах: менеджерам з продажів, операторам кол-центру та спеціалістам відділу сервісу. Це дозволяє керівнику бачити особисту ефективність кожного працівника, а менеджерам — зручно працювати зі своїми лідами та завданнями без плутанини.
Чи можна використовувати одну ліцензію на декількох співробітників?
Так, це дієвий спосіб економії для тих, хто використовує CRM епізодично. Наприклад, маркетологи або керівники суміжних відділів, яким потрібно лише іноді переглядати звіти чи уточнювати дані, можуть працювати під одним спільним аккаунтом. Це значно дешевше, ніж купувати окремий доступ для кожного.
Що робити, якщо співробітнику потрібна лише частина даних із CRM?
Для таких випадків ідеально підходять обмежені або портальні ліцензії. Якщо працівнику (наприклад, кур’єру чи комірнику) потрібно лише бачити адресу доставки або статус збору замовлення, немає сенсу платити за повний функціонал системи. Обмежений доступ коштує значно дешевше.
Як чат-боти допомагають економити на ліцензіях CRM?
Чат-бот може стати «містком» між CRM та співробітником. Замість того, щоб купувати ліцензію для працівника складу, можна налаштувати бота, який витягуватиме потрібну інформацію з бази та надсилатиме її в Telegram. Це зручно, швидко і абсолютно безкоштовно з точки зору вартості ліцензій CRM.
Чи впливає кількість ліцензій на швидкість роботи та продуктивність команди?
Навпаки, правильна оптимізація лише покращує роботу. Коли кожен має саме той рівень доступу, який йому потрібен, у системі менше «цифрового шуму». Менеджери фокусуються на продажах, а допоміжний персонал отримує лише необхідні дані, не відволікаючись на складні налаштування.
