Як обрати систему автоматизації рекрутингу для IT-компанії
Автоматизація процесів рекрутингу – актуальне та болюче питання як для рекрутерів-початківців, так і для досвідчених професіоналів своєї справи.
Тож для того, щоб глибше та на практиці розібратись у цьому питанні і дослідити його повністю, ми вирішили зробити серію інтерв’ю з провідними IT-рекрутерами України, які розповіли нам не тільки про теорію, а і про практику підбору і налаштування автоматизованої системи рекрутингу саме для IT-компанії.
Серію інтерв’ю про те, як правильно обрати систему автоматизації рекрутингу для IT-компанії відкриває наш діалог з Ольгою Юргою, який вийшов настільки цікавим, що ми вирішили винести його в окремий матеріал.
Ольга – Recruitment Director at Avenga Ukraine, має більше 7 років досвіду в IT рекрутингу і за цей час пройшла шлях від trainee рекрутера до менеджера рекрутингової команди, яка налічує більше 20 спеціалістів.
Протягом всього часу в рекрутингу Ольга надає кар‘єрні консультації, виступає спікером на івентах, проводить курси та самостійно склала курс для рекрутерів-початківців, тож ми вирішили розпитати у неї, як правильно обрати систему автоматизації рекрутингу для IT-компанії.
1. Ольга, уявіть, що до вас зараз прийшов новий співробітник і вам треба описати йому процес підбору рекрутингової системи. З чого треба починати?
До вибору системи треба підходити методом бізнес-аналізу. Спочатку, ви складаєте список бізнес-процесів і потреб до системи. Я виділяю три види потреб за пріоритетністю:
- Ті, які треба налаштувати з самого початку і без них ніяк;
- Ті, які дійсно можна налаштувати в другу чергу;
- Ті, які можна реалізувати після задач з пріоритету 1 і 2.
Складаємо перелік потреб, прописуємо пріоритетність і шукаємо системи, які відповідають критеріям.
Ідеальної не буде, це треба розуміти, але шукати треба завжди зважаючи на список потреб і згідно пріоритетності.
2. На що, у першу чергу, рекомендуете звернути увагу при виборі системи автоматизації рекрутингу для IT-компанії?
Найкраща система автоматизації – це система, яка написана під процеси компанії, але це – дуже дорога інвестиція, яку може дозволити собі далеко не кожен бізнес, особливо невеликий.
Коли грошей на такі інвестиції поки немає, доцільно обрати програмне забезпечення, яке є на ринку, і налаштувати його під свої потреби самостійно або за допомогою інтеграторів. Я би рекомендувала звертати особливу увагу на можливості кастомізації системи, як на нинішньому етапі розвитку вашої компанії, так і на майбутнє.
Одна справа – коли систему можна кастомізувати під нинішні процеси, але ідеальна ситуація складеться тоді, коли система буде мати запас можливостей ще й під майбутні налаштування. Це треба враховувати, на це треба звертати увагу при виборі системи автоматизації рекрутингу для IT-компанії.
Тому, якщо у вас зараз немає бажання і ресурсів для створення власного софту, можна вибрати і взяти вже готову ATS (у хмарі чи коробочне рішення) і налаштувати те, що є, під свої бізнес-процеси.
Особисто я виділяю ТОП-7 основних параметрів, на які слід звертати увагу при виборі системи автоматизації рекрутингу для IT-компанії:
Швидкість роботи системи
Ресерчер, який дуже довго чекає на завантаження тих чи інших даних стає менш ефективним. Швидкість у нашій роботі вирішує все, від швидкості відгуків залежить результат. Особливу увагу при тестуванні системи слід приділити саме швидкості її роботи та зворотної віддачі.
Можливість легкої кастомізації системи під бізнес-процеси конкретно вашої компанії
На перший погляд, може здатися, що рекрутингові процеси у IT-компаній є типовими, але це – оманлива думка. У кожної компанії є унікальні вимоги, які слід враховувати як при підборі, так і в процесі налаштування будь-якого програмного забезпечення. У кожної компанії є свої «хотілки», тому критично важливо, щоб система, з одного боку, могла робити базові речі, а з іншого, мала додаткові функції для гнучкої кастомізації під конкретні бізнес-процеси у конкретній компанії.
Аналітика, яку може видати вам система
Ще на початку підбору системи необхідно проаналізувати, які аналітичні звіти від системи ви хочете отримати, а що можна доналаштувати потім.
Аналітика – це дуже важлива опція як для рекрутерів, так і для керівників. Аналітичні можливості будь-якої системи слід перевіряти ще до початку запуску системи у промислових масштабах.
Те, для якого ринку ви обираєте систему (локація)
Якщо ваша компанія працює з українським ринком, слід звернути увагу на наявність прямих інтеграцій з job-сайтами (CleverStaff був через це дуже прикольним – О.Х.). Якщо ж ви – міжнародний бізнес або локації у вас є хоча б у декількох країнах, звертайте увагу на можливості налаштувань системи саме по локаціях.
Наявність відкритого API для можливості додаткових інтеграцій
Для рекрутера важливі як базові речі (наприклад, інтеграція системи з поштою, календарем або job-сайтом), так і наявність у системи API, завдяки якому можна зробити додаткові інтеграції (наприклад, з Power BI).
Якщо у системи немає API або є перешкоди до таких інтеграцій, то це може обмежити вас у наступних налаштуваннях системи під ваші бізнес-процеси чи подальших інтеграціях із вже існуючими системами компанії.
UI/UX-дизайн системи і ролі тих, хто буде нею користуватись
Треба розуміти, хто саме потім буде користуватись системою. Якщо тільки рекрутери – це одна справа. Але якщо ви плануєте запускати туди також менеджерів або технарів, слід враховувати і їх побажання до програмного забезпечення.
Баланс співвідношення ціни та якості
І чи взагалі система покриває ваші потреби за свої гроші. Треба скласти перелік потреб і аналізувати, які системи і за яку ціну (використання і налаштування) покривають більшість з них, а які вам не підходять ще з самого початку.
3. А як можна “продати” керівництву компанії ідею необхідності фінансових інвестицій в систему автоматизаціх рекрутингу?
Для того, щоб пояснити керівництву необхідність інвестицій в автоматизовану систему рекрутингу, треба оперувати конкретними, цифровими показниками.
Цифрові показники – це те, що завжди добре працює з керівництвом як аргумент, бо для будь-якого бізнесу цифри – це ключові показники. Якщо ви навчитесь прораховувати вигоди від використання програмного забезпечення у форматі конкретних цифр, діалог з топ-менеджментом буде в рази продуктивніший.
Коли я працювала ще з “напівавтоматизованими системами чи ексельками”, я детально порахувала кожен процес у часовому вимірі, який ми витрачали на конкретні задачі. Потім, я вибрала функції систем і вирахувала, скільки часу рекрутера, орієнтовно, могла би заощадити наявність автоматизації у цих процесах.
Важливо розуміти, що заощаджений час рекрутера – це не тільки економія грошей для компанії, а і конкретні робочі години, які рекрутер може приділити безпосередньо спілкуванню з кандидатами, що підвищує ефективність використання людських ресурсів.
Система ATS повинна приносити пряму користь, тобто або економити час, або час і гроші одночасно.
Якщо бізнес виграє від впровадження автоматизованої системи рекрутингу, ви зможете підкріпити свої гіпотези фактами і, таким чином, довести безперечну необхідність цієї системи у компанії.
З іншого боку, ATS у цифрах і фактах відображає якість роботи відділу рекрутингу, що прямо впливає на репутацію вашої компанії на ринку та є досить критичним, особливо у IT-сфері. У нашій сфері, компанії вкладають багато ресурсів і зусилль на створення позитивного бренду роботодавця серед кандидатів, тож автоматизація процесів дозволить не тільки заощаджувати час, а і закладати правильні, умовні цеглини в стіну репутації компанії на ринку.
4. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись Google таблицями для найму і адаптації людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?
Я би рекомендувала прямо з першого юзера. Кожен рекрутер, який буде додаватись у команду, буде вже приходити в систему. Ви можете доналаштовувати систему в процесі використання, але це не привід відмовлятись від неї.
Взагалі, особисто я дуже вірю в те, що правильні люди, які об’єднані правильними цілями, приводять компанії до успіху. Люди – найголовніше, що є у компанії.
Треба підбирати правильних людей і ставити їм правильні цілі. Тоді, буде трохи легше.
Рекрутер цінний своєю базою, якщо рекрутер звільняється, а в нього все було у власних “ексельках”, де потім цю інформацію шукати його наступнику або тому, хто прийде після нього?
Питання, звісно, риторичне.
Саме тому, автоматизувати і брати систему для рекрутингу персоналу я би рекомендувала ще з першого рекрутера – це однозначно принесе value компанії.
Висновок
Отже, підсумувавши все вищесказане, можемо сміливо говорити, що програмне забезпечення для автоматизації рекрутингу допомагає керувати усіма завданнями підбору персоналу та пошука кандидатів, створюючи резерви кадрів і покращуючи комунікаційні процеси.
Сьогодні легко бути перевантаженими інформацією та завданнями, з якими стикаються рекрутери. А коли спеціалісти отримують допомогу завдяки інструментам, починаючи від синтаксичного аналізатора резюме та автоматизованих списків вакансій до планування співбесід, співробітники відділу найму можуть зосередити свою енергію на взаємодії з найкращими кандидатами та збільшенні свого рекрутингового бренду.
