Автоматизований фінансовий облік: 6 покрокових відеоінструкцій

Що зазвичай відбувається, коли професійний фінансист навчає управлінському обліку у бізнесі? Як правило, це виходить дуже нудно та не цікаво.

Профі подають фінанси як науку своєю мовою. Використовують страшні фрази “облікова політика”, “план рахунків”, “баланс” тощо.

Я не фінансист, а підприємець, який просто у якийсь момент існування бізнесу захотів розуміти:

1. Скільки грошей у мене зараз є?
2. Чи вистачить мені грошей на наступну зарплату та оренду офісу?
3. Чи можу щось забрати собі та скільки?
4. Скільки я можу проінвестувати у розвиток бізнесу?

Тому я вирішив зрозумілою мовою розповісти, як побудував автоматизований фінансовий облік у себе в компанії. А щоб ця історія була корисною, я зробив її у форматі покрокової відеоінструкції.

Оскільки я ділюся особистим досвідом, наводитиму всі приклади на своєму бізнесі. Все, про що я говоритиму, успішно працює на практиці вже рік.

Почну із основної інтриги, софту для фінансового обліку.

Я рекомендую Zoho Books. Чому саме його? Тому що він створений для людей, на відміну від 1С.

У Zoho Books я розібрався сам, навіть не читаючи інструкції.

Цей софт входить до TOP-10 систем для фінансового обліку у світі за рейтингом Capterra.

Інструкція складається з кількох частин

Перше відео. Починаємо підготовку Zoho Books до щоденної експлуатації:

• Реєструємо Zoho Books;
• Налаштовуємо типи витрат;
• Додаємо валюти;
• Заводимо банківські рахунки та готівкові каси;
• Додаємо користувача (помічника або бухгалтера/фінансиста).

Друге відео. Закінчуємо підготовку Zoho Books до щоденної експлуатації:

• Вводимо контрагентів;
• Створюємо довідник продуктів/послуг;
• Вносимо очікувані доходи та витрати на момент запуску системи обліку.

Третє відео. Вчимося планувати та вести доходи:

• Що таке баланс контрагента?
• Плануємо прибутки;
• Виставляємо рахунок (інвойс);
• Проводимо часткову оплату;
• Проводимо повну оплату;
• Керуємо дебіторкою.

Четверте відео. Як планувати витрати та як грамотно керувати ними:

• Плануємо витрати;
• Проводимо великі та дрібні витрати;
• Нараховуємо та виплачуємо зарплату;
• Вчимося розділяти особисті та корпоративні фінанси (для власників);
• Контролюємо кредиторку.

П’яте відео. Касові операції:

• Поділяємо відповідальність за каси між різними людьми;
• Розносимо виписки з кас;
• Що робити, якщо каса не зійшлася?
• Перекидання грошей між касами.

Шосте відео. Фінальне:

• Як не допустити касового розриву?
• Як зрозуміти, чи можу взяти грошей собі?
• Як виділяти бюджет на інвестиції?
• Як зрозуміти, чи заробляємо ми прибуток?