Обмін даними між CRM та обліковою системою

CRM відіграє важливу роль у функціонуванні бізнесу, пропонуючи комплексний підхід до управління клієнтськими відносинами. Її впровадження значно полегшує оптимізацію всіх каналів продажів та заявок в одному місці, оскільки система легко інтегрується з багатьма популярними маркетплейсами, соціальними мережами, телефонією та ін.

Корисним доповненням до суттєвих можливостей автоматизації бізнес-процесів у системі управління відносинами з клієнтами стане впровадження інструментів для аналізу управлінського обліку. Зокрема оцінки доходів та витрат, а також обробки регламентованої бухгалтерської звітності. І ось тут на допомогу приходять бухгалтерські програмні продукти.

Але виникає інше питання: чи необхідно подавати однакову інформацію вдруге? Рішенням у цьому випадку є впровадження обміну даними між CRM та обліковою системою.

Завдання, які вирішує інтеграція:

1. Дозволяє уникнути дублювання інформації в обох системах та зменшити ймовірність помилок під час імпорту даних.
2. Зручне використання звітності обох баз.
3. Скорочення часу на обробку інформації та покращення клієнтського обслуговування. Оскільки вся комунікація фіксується з лідами в CRM системі (інформація про клієнтів, товари, ціни), то не потрібно додатково відкривати бухгалтерську програму.
4. Розмежування прав користувачів, коли вони працюють лише в CRM системі, та не мають доступу до закупівельних цін, платіжних документів та іншої облікової інформації. Хоча, звісно, можливо налаштувати права в бухгалтерській програмі, однак іноді це може вимагати складних доопрацювань. Наприклад, необхідно, щоб менеджер мав право створити платіжний документ від покупця і бачити всі файли, що створені іншими користувачами, водночас, не мати доступу до деяких платіжних документів.
5. Скорочення зайвої інформації в управлінській/бухгалтерській системі завдяки інтеграції лише необхідних даних. Передача даних ліду лише на етапі виставлення рахунку дозволить уникнути створення контрагентів, з якими відсутні фінансові відносини.
6. Неабияк важливо враховувати, що інтеграція між CRM і обліковою системою сприяє збільшенню обсягу обслуговування клієнтів без зміни кількості працівників, що сприяє підвищенню ефективності та раціоналізації робочих процесів.

Основні варіанти інтеграції між системами:

• Використання модулю обміну даними, відбувається якщо модуль інтеграції вже існує на ринку та покриває необхідні потреби. Але необхідно враховувати, чи підходить він до конфігурації певного релізу і більш детально вивчити питання масштабування системи (чи можна доробляти при необхідності) та частоти оновлень, роботи на новій версії
• Обмін JSON запитами через API (використанням модулю чи кастомна інтеграція). Такий спосіб має найширші можливості обміну даними, обмежені лише можливостями API, а іноді лише фантазією аналітика. Цей варіант використовує запити (є можливість передавати файли), якими можуть обмінюватися між собою системи. Вони побудовані за правилами API документації
• Обмін даними через файли може здійснюватися як в автоматичному, так і в напівавтоматичному/ручному режимах. З однієї системи завантажується файл, який використовується в іншій, як джерело імпорту. Переміщення файлу може бути здійснене як користувачем вручну, так і автоматично. Так, якщо система може автоматично забирати файл із загального доступу, наприклад, з FTP-серверу, куди він вивантажується, то інтеграція стає автоматичною

Детальніше про метод API

Серед всіх можливих варіантів інтеграції між CRM і обліковою системою, використання API виявляється найбільш гнучким і надає можливість точно налаштовувати обмін даними між ними. Перш за все, слід визначити потреби та розробити бізнес-схему процесів, які підлягають автоматизації. Наприклад, якщо взаємодія з лідами починається в CRM, і в управлінській системі не формуються замовлення, то виявлення обміну клієнтами може бути ефективним в односторонньому порядку. Якщо існують конкретні тригери зміни статусу, то їх автоматизація може бути доцільною.

Також в процесі складання схеми спеціаліст з налаштування може запропонувати зручні рішення, розказати про можливості інтеграції та роботи з системами, про які міг не знати клієнт. Наприклад, не просто перехід замовлення за етапами воронки, а й створення задачі на відповідального менеджера, передача друкованої форми. 

Наступним етапом є розробка технічного завдання. На цьому етапі важливо не лише задокументувати загальну логіку процесу, але й детально описати заповнення кожного реквізиту об’єкта системи обліку чи CRM.

Досвідчені спеціалісти у компанії “Всеукраїнські системи управління“ ідентифікують специфічні риси у написанні технічних завдань для реалізації інтеграційних проєктів.

Наприклад, коли використовується порівняння за номером телефону, рекомендується використовувати стандартний формат для введення цієї інформації. У випадку відсутності вбудованої функції для цього, розглядається можливість програмного уніфікації формату номерів телефонів. Таким чином більшість введених варіантів (якщо немає помилок) будуть ідентифіковані та не створюється дубль довідника.

 +38063-000-00-00, 06300-00-000, 380630000000, +38(063)000-00-00 – будуть приведені до значення 0630000000

Проте номер телефону, назва та інші реквізити можуть підлягати змінам, тому рекомендується використовувати посилання для встановлення відповідності. Це унікальні шляхи до конкретного об’єкту в базі даних, які залишаються сталими під час редагування реквізитів, переміщення між групами та в різні періоди.

Для забезпечення зручності, поле з виводом ідентифікатора може бути розміщене на формі при відкритті документу чи у списку документів. Це унікальний ідентифікатор, який допомагає уникнути необхідності пошуку значень для конкретного документу в таблиці.

• Поле у списку документів
• Поле при відкритті документа

Наступним кроком, після написання та узгодження технічного завдання, є розробка, що  закінчується тестуванням.

В процесі тестування важливо мати можливість моніторити міграцію інформації між системами, самостійно аналізуючи дані без необхідності залучення розробника. Наприклад, при виявленні дублікату товару можна визначити його за артикулом, але при наявності помилки в одній із систем, такої як недописаний символ, це може призвести до проблем. Для цього можна використовувати внутрішні таблиці, в яких реєструються всі запити, які надходять до системи та відправляються з неї. Це дозволяє вчасно виявляти та виправляти помилки під час тестування.

Для забезпечення стабільності обміну та зниження ризику втрати інформації при можливих збоях в роботі Інтернету чи проблемах з електропостачанням, важливо реєструвати запити безпосередньо при відправці і автоматично повторювати невідправлені протягом певного періоду. Це дозволяє забезпечити автоматичне відновлення обміну даними після тимчасових перешкод, зберігаючи надійність інтеграції між системами.

Після успішного завершення тестів проводиться демонстрація інтеграції на тестових базах. Під час цієї демонстрації можуть виникнути додаткові побажання, оскільки робота системи стає очевидною та наочною. Після узгодження всіх деталей щодо інтеграції на тестових базах, укладається домовленість про перенесення інтеграції на робочі бази, і розробляються відповідні інструкції. Завершивши цей процес, клієнт може насолоджуватися всіма перевагами використання інтеграції між CRM та обліковою системою, використовуючи значну автоматизацію для уникнення подвійного внесення даних.

Підсумовуючи, грамотне впровадження та об’єднання двох систем  – це запорука успіху в якісному обслуговуванні клієнтів, контролю роботою працівників та аналізі результатів діяльності, що буде тішити своїми результами. Таке стратегічне рішення дозволить не лише забезпечити точний облік фінансових показників, а й комплексний погляд на управлінські аспекти, сприяючи більш ефективному прийняттю рішень та підвищенню загальної ефективності компанії.