Як побудувати системний відділ продажів?

Відділ продажів, без перебільшень, часто називають серцем компанії. Адже саме менеджери з продажів встановлюють контакт з потенційними клієнтами, вибудовують з ними відносини та несуть продукт або послуги компанії в маси. І звичайно ж, на певному етапі кожна компанія задумується про створення відділу продажів. Але тут часто бувають наступні подальші сценарії:

• дуже довгий та ресурсозатратний процес через відсутність досвіду та розуміння етапів побудови відділу з нуля
• протилежна картина – перехід одразу до найму менеджерів, щоб пришвидшити все
• наче вже й менеджерів взяли, а що з ними далі робити і чому немає результатів – невідомо.

На жаль, описані ситуації зустрічаються часто. Тому ми звернулися за практичними порадами до професіоналів з побудови ефективних відділів та систем продажів, наших партнерів BRAVE consult, які далі в статті поділяться своїм досвідом і висвітлять ключові етапи цього процесу. Отже, що дозволяє сформувати по справжньому якісний відділ продажів в реальні терміни?

1. Підготовка

На цьому етапі важливо зробити аудит поточної ситуації, поставити цілі та сформувати детальний план. Для цього варто провести стратегічну сесію з ключовими співробітниками та визначити: яка ваша вихідна точка, який продукт ви передасте в реалізацію менеджерам з продажів, який обʼєм ринку та сегменти цільової аудиторії. 

Після цього продумайте, під які напрями вам потрібні менеджери та які канали продажів плануєте використовувати. А далі – пропишіть воронку від кожен з цих каналів. 

Обовʼязково поставте цілі для майбутнього відділу, а також випереджаючі показники, які будуть впливати на їх досягнення. 

Фінально узгодьте план побудови і детально опишіть задачі з відповідальними та дедлайнами.

2. Побудова системи

Наступна задача – прописати організаційну структуру відділу на зараз, а також на перспективу, якою вона має бути в ідеалі. Під кожну позицію необхідно створити посадову карту та job-offer. Проте, мова йде не про шаблонну, завантажену з Інтернету, посадову інструкцію, яку зазвичай навіть ніхто не читає, а про актуальну, стисло викладену функцію задач, які ви дійсно очікуєте від співробітника. Для прикладу, чудово працюють схеми і таблиці, де все досить лаконічно та наглядно відображено.

Сформуйте бізнес-процес взаємодії відділу продажів з іншими відділами компанії (закупівля, логістика, клієнтський сервіс тощо), а також створіть регламент роботи менеджера, який детально описуватиме його задачі в рамках дня, тижня, місяця.

Пропишіть програму фінансової мотивації з чіткими KPI. Матеріальна мотивація має стимулювати менеджера викладатись на 100% та давати змогу самостійно впливати на свій кінцевий прибуток. При цьому, важливо, щоб вона містила в собі 2 складові: ставка та бонусна частина. Ставку на перші 1 або 2 місяці (в залежності від тривалості програми адаптації, складності вашого продукту та середнього циклу угоди), рекомендуємо закладати трохи більшу, на період, поки менеджер не напрацює перші угоди. Після цього, ставку зменшуємо і привʼязуємо її до KPI.

Приклад:

*суми вказані для прикладу

В KPI можна закладати випереджаючі і дисциплінарні показники.

Наприклад:

• кількість вихідних дзвінків
• кількість розмов від 60 сек
• сумарний час на лінії
• кількість відправлених КП
• кількість призначених зустрічей
• кількість проведених зустрічей
• якість ведення CRM-системи: відсутність протермінованих задач або угод без створених задач
• якість ведення перемовин (дотримання скриптів)

Далі ви обираєте не більше 3-4 KPI, які будуть привʼязані до частини ставки за KPI, і призначаєте “вагу” для кожного показника.

Приклад: 

*у випадку, якщо якийсь KPI виконано не на 100%, розмір суми до виплати змінюється пропорційно до відсотка виконання

Бонусна частина привʼязується до виконання плану продажів і може виплачуватись в різних варіаціях. Наведемо приклад двох із них:

1. Фіксований відсоток від будь-якої суми, яку завів менеджер.
2. Градація бонусу, в залежності від відсотка виконання плану продажів.

Приклад:

3. Інструменти

Проконсультуйтесь з фахівцями та оберіть CRM-систему, яка найкраще підходить під потреби вашої компанії. Не нехтуйте цим в жодному разі та не відкладайте на потім. На етапі, коли ви вже готові створити відділ продажів в своїй компанії, впровадження CRM-системи є обовʼязковим. Наведемо лише деякі, проте найвагоміші причини (насправді ж, їх більше):

• безпека вашої клієнтської бази
• підвищення швидкості роботи та продуктивності менеджерів, а як результат – збільшення прибутків компанії
• менеджери не втрачають клієнтів та не забувають їм зателефонувати в узгоджений час, що значно збільшує фінансові результати відділу
• змога збирати аналітику та відслідковувати показники

Оберіть та впровадьте IP-телефонію. Це дасть вам змогу тримати руку на пульсі, за необхідності – переслухати будь-який запис комунікації з клієнтом, а також системно покращувати якість переговорів ваших менеджерів за рахунок проведення калібровок по записам розмов та пропрацювання зон росту.

Пропишіть скрипти продажів під кожен етап воронки, а також шаблони пропрацювання заперечень. Таким чином, менеджери будуть розуміти алгоритм розмови з потенційними клієнтами, будуть максимально підготовлені та матимуть кращу конверсію.

4. Найм

Визначте для себе та опишіть портрет кандидата на позицію менеджера з продажів у вашу компанію, а також пропишіть текст вакансії.

Розмістіть вакансію на job-порталах, а також Telegram-каналах, щоб отримати відгуки. Паралельно ви можете опублікувати вакансію в ваших соцмережах, а також шукати кандидатів в базі резюме.

Проведіть відбір кандидатів по резюме, а також влаштуйте розгорнуту співбесіду за компетенціями. Для пошуку менеджерів з продажів чудово спрацьовує груповий формат співбесіди, який дозволяє вам подивитись більше кандидатів за значно менший проміжок часу.

5. Адаптація

Сформуйте детальну програму адаптації, яка включатиме в себе блок інформації по компанії, продуктам, а також технологіям та інструментам з продажів. Така програма мінімізує ваш час на навчання стажера, пришвидшує процес занурення новачка в робочі процеси, а також дає однаковий рівень знань та підготовки усім менеджерам. Адаптація має бути структурованою та зрозумілою, з чіткими дедлайнами, давати змогу стажеру проявити самостійність, але передбачати взаємодію з наставником, а також обовʼязково містити проміжні зрізи знань та фінальну атестацію. 

Шаблон програми адаптації менеджера з продажів можна завантажити в Telegram-каналі BRAVE business. 

Ну а далі вже справа за регулярним менеджментом та навчанням! Для останнього вам буде в нагоді YouTube-канал BRAVE consult – долучайтесь!