Обмен данными между CRM и учетной системой

CRM играет немаловажную роль в функционировании бизнеса, предлагая комплексный подход к управлению клиентскими отношениями. Ее внедрение значительно облегчает оптимизацию всех каналов продаж и заявок в одном месте, поскольку система легко интегрируется со многими популярными маркетплейсами, социальными сетями, телефонией и т.д.

Полезным дополнением к существующим возможностям автоматизации бизнес-процессов в системе управления отношениями с клиентами станет внедрение инструментов для анализа управленческого учета. В частности, оценки доходов и расходов, а также обработки регламентированной бухгалтерской отчетности. И здесь на помощь приходят бухгалтерские программные продукты.

Но возникает другой вопрос: необходимо ли дублировать существующую информацию? Решением в этом случае является использование обмена данными между CRM и учетной системой.

Задачи, которые решает интеграция:

1. Позволяет избежать дублирования информации в обеих системах и снизить вероятность ошибок при импорте данных.
2. Удобное использование отчетности обеих баз.
3. Сокращение времени для обработки информации и улучшения клиентского обслуживания. Поскольку вся коммуникация фиксируется с лидами в CRM системе (информация о клиентах, товарах, ценах), то нет необходимости дополнительно открывать бухгалтерскую программу.
4. Разграничение прав пользователей, когда они работают только в CRM системе и не имеют доступа к закупочным ценам, платежным документам и другой учетной информации. Хотя, конечно, можно настроить права в бухгалтерской программе, однако иногда это может потребовать сложных доработок. Например, необходимо, чтобы менеджер имел право создать платежный документ от покупателя и видеть все файлы, созданные другими пользователями, одновременно не иметь доступа к некоторым платежным документам.
5. Сокращение излишней информации в управленческой/бухгалтерской системе благодаря интеграции только необходимых данных. Передача данных лида только на этапе выставления счета позволит избежать создания контрагентов, с которыми отсутствуют финансовые отношения.
6. Очень важно учитывать, что интеграция между CRM и учетной системой способствует увеличению объема работы по клиентам без изменения количества работников, что способствует повышению эффективности и рационализации рабочих процессов.

Основные варианты интеграции между системами:

• Использование модуля обмена данными подойдет, если модуль интеграции уже существует на рынке и покрывает необходимые потребности. Но необходимо учитывать, подходит ли он к конфигурации определенного релиза и более подробно изучить вопросы масштабирования системы (можно ли дорабатывать при необходимости) и частоты обновлений, работе на новой версии
• Обмен JSON запросами через API (использованием модуля или кастомной интеграцией). Такой способ обладает самыми широкими возможностями обмена данными, ограниченными только возможностями API, а иногда только фантазией аналитика. Этот вариант использует запросы (есть возможность передавать файлы), по которым могут обмениваться между собой системы. Они построены по правилам API документации
• Обмен данными через файлы может производиться как в автоматическом, так и в полуавтоматическом/ручном режимах. С одной системы загружается файл, используемый в другой как источник импорта. Перемещение файла может быть произведено как пользователем вручную, так и автоматически. Так, если система может автоматически забирать файл из общего доступа, например из FTP-сервера, куда он выгружается, то интеграция становится автоматической

Подробнее о методе API

Среди всех возможных вариантов интеграции между CRM и учетной системой использование API является наиболее гибким и предоставляет возможность точно настраивать обмен данными между ними.

Прежде всего, следует определить потребности и разработать бизнес-схему процессов, подлежащих автоматизации. К примеру, если взаимодействие с лидами начинается в CRM, и в управленческой системе не формируются заказы, то выполнение обмена клиентами может быть эффективным в одностороннем порядке. Если существуют конкретные триггеры изменения статуса, их автоматизация может быть вполне целесообразной.

Также в процессе составления схемы специалист по настройке может предложить удобные решения, рассказать о возможностях интеграции и работы с системами, о которых мог не знать клиент. К примеру, не просто переход заказа по этапам воронки, но и создание задачи на ответственного менеджера, передача печатной формы.

Следующим этапом является разработка технического задания. На этом этапе важно не только задокументировать общую логику процесса, но подробно описать заполнение каждого реквизита объекта системы учета или CRM.

Опытные специалисты компании «Всеукраинские системы управления» идентифицируют специфические черты в написании технических задач для реализации интеграционных проектов.

Например, если используется сопоставления по телефону, рекомендуется использовать стандартный формат для ввода этой информации. В случае отсутствия встроенной функции для этого рассматривается возможность программной унификации формата номеров телефонов.

Таким образом, большинство введенных вариантов (если нет ошибок) будут идентифицированы и не создастся дубль справочника.

+38063-000-00-00, 06300-00-000, 380630000000, +38(063)000-00-00 – будут приведены к значению 0630000000

Однако номер телефона, название и другие реквизиты могут изменяться, поэтому рекомендуется использовать ссылки для установления соответствия. Это уникальные пути к конкретному объекту в базе данных, которые остаются постоянными при редактировании реквизитов, перемещении между группами и в разные периоды.

Для обеспечения удобства поле с выводом идентификатора может быть размещено на форме при открытии документа или в списке документов. Это уникальный идентификатор, который позволяет избежать необходимости поиска значений для конкретного документа в таблице.

• Поле в списке документов
• Поле при открытии документа

Следующим шагом после написания и согласования технического задания является разработка, которая заканчивается тестированием.

В процессе тестирования важно иметь возможность мониторить миграцию информации между системами, самостоятельно анализируя данные без необходимости привлечения разработчика. Например, при обнаружении дубликата товара можно определить его по артикулу, но при наличии ошибки в одной из систем, такой как недописанный символ, это может привести к проблемам. Для этого можно использовать внутренние таблицы, в которых регистрируются все поступающие в систему запросы и отправляются из нее. Это позволяет своевременно обнаруживать и исправлять ошибки при тестировании.

Для обеспечения стабильности обмена и снижения риска потери информации при возможных сбоях в работе Интернета или проблемах с электроснабжением важно регистрировать запросы непосредственно при отправке и автоматически повторять неотправленные в течение определенного периода. Это позволяет обеспечить автоматическое обновление обмена данными после временных помех, сохраняя надежность интеграции между системами.

После успешного завершения тестов производится демонстрация интеграции на тестовых базах. Во время этой демонстрации могут возникнуть дополнительные пожелания, поскольку работа системы становится очевидной и наглядной. После согласования всех деталей по интеграции на тестовых базах, заключается договоренность о переносе интеграции на рабочие базы и разрабатываются соответствующие инструкции. Завершив этот процесс, клиент может наслаждаться всеми преимуществами использования интеграции между CRM и учетной системой, используя значительную автоматизацию для избежания двойного внесения данных.

Подводя итог, грамотное внедрение и объединение двух систем — это залог успеха в качественном обслуживании клиентов, контроле работы сотрудников и анализе результатов бизнеса.  Такое стратегическое решение позволит обеспечить не только точный учет финансовых показателей, но и комплексный взгляд на управленческие аспекты, способствуя более эффективному принятию решений и повышению общей эффективности всей компании.