6 хибних уявлень про CRM-системи у хмарі

Бізнес все частіше розміщує CRM-системи у хмарі через гнучкість, масштабованість та доступність. Однак, як і будь-яка інноваційна технологія, хмара має своїх скептиків. Існує безліч міфів, які заважають компаніям сповна скористатися всіма перевагами хмарних CRM-рішень: від уявної складності налаштувань до сумнівів щодо безпеки даних. 

Наш партнер та добрий друг, відомий хмарний оператор GigaCloud, розповів про найпоширеніші міфи щодо CRM у хмарі та пояснив, які переваги вони мають насправді.

Втім, спершу розберімося, що собою являють хмарні CRM-системи загалом та чим вони відрізняються від звичайних систем.

Що таке хмарні CRM-системи?

CRM/ERP-системи стали невід’ємною частиною сучасного бізнесу, допомагаючи ефективно керувати взаємовідносинами з клієнтами, автоматизувати процеси та підвищувати продуктивність команди, а також забезпечувати обґрунтоване планування ресурсів. Втім, деякі компанії обирають локальні рішення, а інші — хмарні CRM системи*.

Хмарні CRM-системи — це програмне рішення для управління взаємовідносинами з клієнтами (Customer Relationship Management), яке працює у хмарному середовищі, а не встановлюються на локальних серверах компанії

Особливості хмарних CRM:

• Доступ через інтернет – хмарна CRM працює через веб-браузер або мобільний додаток, що дає змогу отримувати доступ до всіх функцій системи з будь-якого пристрою – комп’ютера, планшета чи смартфона. Це особливо важливо для компаній, які мають віддалені команди або менеджерів, що часто працюють поза офісом. Завдяки цьому менеджери можуть швидко переглядати історію взаємодії з клієнтами, оновлювати статус угод і відповідати на запити навіть у дорозі.
• Зберігання даних у хмарі – усі дані про клієнтів, продажі, комунікації та угоди зберігаються на захищених серверах хмарного провайдера. Це означає, що компаніям не потрібно витрачатися на власне серверне обладнання або турбуватися про його обслуговування. Хмарні постачальники забезпечують резервне копіювання, шифрування даних і багаторівневі механізми безпеки, що мінімізує ризики втрати або витоку інформації.
• Модель підписки (SaaS) – замість значних одноразових інвестицій у купівлю ліцензійного програмного забезпечення та серверного обладнання, компанії сплачують фіксовану щомісячну або річну підписку. Це дозволяє прогнозувати витрати та уникати непередбачених фінансових навантажень. Крім того, така модель включає технічну підтримку, оновлення та захист даних, що робить використання CRM більш доступним і вигідним для бізнесу будь-якого розміру.
• Адаптивність – хмарна CRM легко адаптується до змін у компанії. Якщо бізнес розширюється, можна підлаштовувати її відповідно до кількості користувачів: додавати нових учасників або інтегрувати додаткові модулі без складних технічних налаштувань. Навпаки, якщо потрібно скоротити витрати, можна швидко змінити тарифний план або відключити зайві функції. Це дає змогу компаніям ефективно управляти ресурсами та платити лише за те, що вони реально використовують.
• Автооновлення – на відміну від локальних CRM-систем, які вимагають ручного оновлення та технічного втручання, хмарні рішення регулярно оновлюються автоматично. Провайдер постійно вдосконалює систему, додаючи нові функції, покращуючи безпеку та продуктивність, а користувачам не потрібно витрачати час і кошти на оновлення програмного забезпечення. Це дозволяє бізнесу завжди мати доступ до найновіших технологій без додаткових витрат.

Хмарні CRM-системи забезпечують зручний доступ до даних з будь-якої точки світу. За допомогою хмарних рішень ви можете легко керувати всіма процесами, інтегрувати CRM з іншими інструментами та отримувати актуальну інформацію в реальному часі. Хмарна CRM особливо важлива для бізнесів, які працюють віддалено або мають дистанційні команди.

Розберімося ж, чи варто вірити поширеним міфам про вибір хмари у процесі автоматизації бізнесу.

Міф 1: Розміщувати CRM у хмарі дорого, тому цей варіант не підходить для стартапів та малого бізнесу

Дійсно, перші CRM-системи були орієнтовані на великі компанії з численними відділами продажів, відділи взаємодії з клієнтами та маркетингу. Розгортання on-premise CRM вимагало закупівлі обладнання, ліцензійного програмного забезпечення та найму фахівців для підтримки та оновлення системи. Це створило стереотип, що CRM-система — це щось складне, дороге і недосяжне для малого бізнесу та стартапів. 

Розвиток хмарних технологій та їхнє активне впровадження в бізнес звели цю проблему нанівець. Розміщення CRM-системи у хмарі звільняє компанію від початкових капітальних інвестицій на обладнання та щомісячних витрат на утримання фахівця чи цілої команди, яка обслуговуватиме «залізо» та оновлюватиме програмне забезпечення. Натомість власник бізнесу просто оформлює підписку та починає користуватися CRM. 

Ще одна перевага: коли компанія розширюється, не потрібно купувати додаткове обладнання чи наймати більше IT-фахівців. Можна просто додати нових користувачів, а технічні ресурси легко масштабувати відповідно до потреб компанії.

Міф 2: Дані з CRM у хмарі можуть вкрасти

Багато компаній побоюються, що якщо CRM-система буде розміщена у хмарі, дані з неї можуть вкрасти зловмисники. Бо одна справа, коли програма знаходиться на сервері, що стоїть в офісі під постійним наглядом. А інша справа — у хмарі, якою володіє хмарний оператор. 

Насправді ж оператор не має доступу до клієнтських сервісів та даних. Хмарні рішення гарантують набагато вищий рівень безпеки, ніж локальні сервери. Оператор забезпечує стабільну роботу, оновлення та підтримку хмарної інфраструктури клієнта. Для цього застосовує шифрування, механізми автентифікації, фізичну безпеку для захисту інформації тощо. Доступ до CRM-системи у хмарі має лише клієнт. І часто витоки інформації трапляються саме через людський фактор: слабкі паролі, відкритий доступ до файлів або втрату пристрою. Саме тому розміщення CRM у хмарі безпечніше, ніж на фізичних серверах, де оновлення безпеки можуть встановлюватися несвоєчасно, а контроль доступу не завжди налаштований належним чином.

До того ж хмарний оператор, який ставить безпеку даних своїх клієнтів в пріоритет, вкладає значно більше коштів у захист, ніж це можуть дозволити більшість компаній. Наприклад, GigaCloud сертифікував свою хмарну інфраструктуру відповідно до всіх необхідних міжнародних стандартів: PCI DSS, ISO 27001, ISO 27701, CSA STAR, КСЗІ.

Міф 3: Без оплати CRM не працюватиме

Існує думка, що якщо з якихось причин компанія не зможе вчасно сплатити за користування CRM, яка розміщена у хмарі, вона миттєво перестане працювати, і всі дані буде втрачено. 

Дійсно, така проблема можлива у разі розміщення CRM-системи у хмарах закордонних операторів. З українськими операторами можна домовитися, просто завчасно попередивши про затримку в оплаті. 

Хмарні оператори зазвичай передбачають певний перехідний період або можливість експортувати дані перед закриттям доступу. Якщо клієнт не продовжує підписку, оператор не видаляє інформацію відразу, а зберігає її протягом певного часу, що дає можливість відновити доступ або перенести базу даних в інше середовище. Це набагато безпечніше, ніж локальні рішення, де втрата доступу до сервера або його пошкодження можуть призвести до повної втрати інформації.

CRM у хмарі — це не пастка, а зручний сервіс із прозорими умовами використання, який дає бізнесу можливість планувати витрати та керувати своїми даними без ризику раптової втрати доступу.

Міф 4: Розмістивши CRM у хмарі, не треба буде займатися її адмініструванням та робити бекапи даних

Часто клієнти не розуміють ту межу, де закінчується зона відповідальності хмарного оператора та починається їхня. 

Перейшовши в хмару, у компанії зникає необхідність самостійно обслуговувати IT-інфраструктуру та забезпечувати її стабільну роботу. Це роблять фахівці оператора, які водночас не мають доступу до сервісів клієнта, і навіть не завжди знають, що він розміщує у хмарі. Тому все, що знаходиться у ній ― власність клієнта. Тож адміністрування та оновлення CRM-системи ― саме його задача. З цих причин GigaCloud пропонує клієнтам співпрацювати з компанією CRMiUM, яка допомагає з впровадженням та супроводженням CRM. 

Така ж сама ситуація і з резервним копіюванням. Часто компанії переконані, що в хмарі бекапи створюються автоматично, проте це окремий сервіс, який потрібно замовити та правильно налаштувати. Хмарний оператор надає сервіс для резервного копіювання, а IT-команда замовника відповідає за його налаштування та контролює роботу. 

Міф 5: Перенесення CRM у хмару — складний і довгий процес

Однією з причин, чому бізнес не хоче переносити свою CRM-систему у хмару, є страх.  Багато компаній вважають, що цей процес потребує значних ресурсів і часу. 

Насправді хмарні оператори, зокрема GigaCloud, пропонують інтуїтивно зрозумілі інструменти та автоматизовані рішення для перенесення даних, що дозволяє відносно швидко мігрувати CRM у хмару.

Дані можна переносити поступово, що знижує ризики і дозволяє зберегти стабільність бізнес-процесів. При цьому фахівці хмарного оператора допомагають компаніям здійснити цей перехід, надаючи консультації та підтримку в налаштуванні та міграції даних. 

Міф 6: У хмарі складно інтегрувати CRM з іншими системами компанії

Багато хто вважає, що інтеграція CRM у хмарі з іншими системами компанії є складним і трудомістким процесом. Однак це не зовсім так. 

Сучасні CRM-системи розроблені таким чином, щоб забезпечити легку інтеграцію з іншими бізнес-інструментами, такими як ERP-системи, електронна пошта, програми для бухобліку тощо. Більшість CRM мають відкриті API, які дозволяють швидко підключати й налаштовувати інтеграції з іншими системами без складних технічних процесів. 

Крім того, інтегратори CRM, такі як ми, CRMiUM та наші друзі GigaCloud, пропонують готові плагіни або інструменти для інтеграції з найбільш популярними платформами. Завдяки цьому інтеграція стає значно простішою, швидшою і менш затратною. 

Переваги хмарних CRM-систем

• Економія – хмарні CRM дозволяють уникнути великих початкових витрат на обладнання, ліцензії та IT-підтримку. Бізнес платить лише за використані ресурси за моделлю підписки, що робить такі системи фінансово вигідними як для малих компаній, так і для великих підприємств. До того ж відсутність витрат на оновлення та обслуговування дозволяє оптимізувати бюджет.
• Гнучкість і масштабованість – хмарні CRM легко адаптуються до потреб бізнесу. Коли компанія зростає, достатньо просто додати нових користувачів або розширити функціонал, не витрачаючи час і ресурси на модернізацію IT-інфраструктури. Це особливо важливо для стартапів та компаній, що активно розширюються або працюють у динамічних ринкових умовах.
• Доступність – працювати в CRM можна з будь-якого пристрою та з будь-якої локації, де є інтернет. Це особливо важливо для компаній із віддаленими командами, представництвами в різних регіонах або гібридним форматом роботи.
• Високий рівень безпеки – сучасні хмарні CRM використовують багаторівневі механізми захисту: шифрування даних, контроль доступу, автентифікацію та резервне копіювання. Це забезпечує надійний захист інформації навіть у разі кібератак чи технічних збоїв.
• Інтеграція з іншими системами – хмарні CRM підтримують інтеграцію з ERP, бухгалтерськими програмами, маркетинговими інструментами, колтрекінгом та іншими бізнес-сервісами. Це дозволяє автоматизувати ключові процеси та працювати в єдиній екосистемі.
• Швидке впровадження – хмарні CRM можна налаштувати та запустити в роботу набагато швидше, ніж локальні рішення. Завдяки автоматизованим процесам і підтримці інтеграторів, таких як CRMiUM, бізнес отримує готову до використання систему без складного розгортання.

Резюмуючи:

Хмарна CRM-система вже давно є не лише альтернативою локальним рішенням — сьогодні це повноцінний інструмент для масштабування, автоматизації та ефективного управління бізнесом. Попри розповсюджені міфи, такі рішення є не лише безпечними, а й вигідними для бізнесу будь-якого розміру.

Перехід у хмару може здатися складним, але за підтримки досвідчених фахівців, як от GigaCloud, цей процес стає простим і безболісним. Правильний вибір надійного хмарного оператора гарантує безпеку, стабільність і безперебійну роботу вашої CRM-системи.

Зрештою, майбутнє за технологіями, які допомагають бізнесу бути гнучким, адаптивним і конкурентоспроможним. І хмарна CRM — один із ключових інструментів для досягнення цих цілей.