Як швидко і правильно обрати систему менеджменту персоналу (HRM-систему) для IT-компанії

Питання підбору і налаштування системи менеджменту персоналу (HRM-системи) є актуальним для будь-якої компанії, а особливо для тих, хто дійсно піклується про колег і співробітників.

Саме тому, ми вибрали 5 експертів своєї справи, яким поставили декілька однакових, але цікавих питань для того, щоб знайти істину у питанні, як швидко і правильно обрати систему менеджменту персоналу. В цьому матеріалі, ми зібрали досвід і думки людей, які щоденно займаються практичною роботою зі співробітниками і автоматизацією цих процесів.

Тож, ми вирішили запитати у HR-директорів та HR Business Partners про практику та усі підводні камені підбору HRM-системи саме для IT-компанії.

Наталія Тен, HR Business Partner, Cpamatica

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуете звернути увагу при виборі системи менеджменту персоналу для IT-компанії?

Особисто я доєдналась до своєї нинішньої компанії на етапі, коли в нас не було автоматизації HR-процесів. Відповідно, ми на практиці зіштовхнулись з необхідністю підбору HRM-системи під наші процеси.

Ми в своїх пошуках пішли по доволі простому шляху, звернувшись за рекомендаціями до колег. Також, ми знайшли декілька профільних комьюніті, де також провели відповідний пошук. Вибрали перелік систем, до яких робили запити на демо-версії. Способом проб і тестів, ми виокремили системи, які можуть підійти під наші процеси, та ті, від яких довелось одразу відмовитись.

Для мене, важливим було співвідношення ціни програмного забезпечення та його відповідність нашим вимогам.

Це співвідношення – один з ключових показників, на які потрібно звертати увагу при виборі не тільки лишень HRM-системи.

У фінал нашого внутрішнього відбору пройшли 5 HRM-систем. Це – дуже популярні на ринку рішення, тож ми обирали саме серед них.

1.2. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей, і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

Від 50 чоловік вже майже неможливо, або просто дуже складно.

Коли я прийшла в компанію, там вже працювало близько 100 людей. Тож, ми одразу запустили процес пошуку HRM-системи.

1.3. А як можна “продати” керівництву компанії ідею необхідності фінансових інвестицій на HRM-систему?

Я вважаю, що це – завдання ейчара або керівника відділу. Ця людина повинна чітко розуміти й «продавати» ідею найвищому керівництву компанії, який саме софт їй потрібен, які процеси цей софт повинен закривати, а також мати аргументацію, навіщо воно все взагалі.

Як це донести керівництву?

Ти дивишся і засікаєш час, який ти разом з колегами витрачаєш на ті чи інші процеси. Це, по-перше, дає внутрішнє розуміння, що саме ти робиш і скільки часу. По-друге, з цими цифрами і треба йти для керівництва.

Ці числові показники – найкраща аргументація для керівництва, якщо ти, звісно, ініціюєш ці процеси самостійно.

 Олена Колесніченко, HR Director, Apriorit

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуете звернути увагу при виборі HRM-системи для IT-компанії?

При виборі внутрішньої HRM-системи варто звернути максимальну увагу на 2 базові фактори. Система повинна:

1. Максимально покривати потреби та завдання компанії на конкретному етапі розвитку, але з урахуванням подальшого зростання потреб.
2. Система має бути максимально гнучкою в налаштуваннях.

Буде дуже добре, якщо система така, що її можна налаштувати самостійно та гнучко навіть на базовому рівні.

1.1.2. Пам’ятаєте, як ви обирали систему?

Спочатку, я почала шукати, які взагалі системи є на ринку, почала гуглити про них певні відгуки. Все потрібно пробувати своїми руками, тому ми просили у компаній trial-версії для вивчення.

Якщо ти купуєш такий софт, краще одразу не проплачувати його на рік, тому що багато систем не дають повністю викачати дані, які ти в них завантажуєш.

Є сенс протестувати систему кілька місяців, перш ніж оплачувати тривалий період.

1.2. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей, і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

Ми вели ці дані у напів автоматизованих таблицях до того, як не доросли до 300 осіб.

Може ми вели б і далі, але чим раніше, тим краще. Можна починати і з 50 співробітників у штаті, але якщо є точне розуміння, яка саме система вирішує ваші бізнес-задачі.

Завжди можна поміняти одну систему іншу. Важливо шукати ту, яка максимально гнучко відповідатиме вашим вимогам.

 Тетяна Рекало, Head of HR, Lampa Software

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуете звернути увагу при виборі системи менеджменту персоналу для IT-компанії?

Я мала відповідний досвід рік тому. Компанія почала стрімко розвиватись, я прийшла у команду десь двадцятою, а зараз нас майже 100 співробітників. Тож, у нас ще рік тому з’явилась нагальна потреба в пошуку і підборі HRM-системи.

Коли ми почали вибирати, перше, про що я думала – майбутня доцільність конкретної HRM-ки та її функціоналу саме для нашої компанії. Багато хто на ринку користується, наприклад, Хурмою, але для мене в ній забагато функціоналу який ми потенційно не будемо використовувати.

І це – не мінус системи, це нюанс, який треба враховувати.

Тому, перше, на що би я звертала увагу при виборі HRM-системи зараз – це те, наскільки конкретна система взагалі дотична до бізнес-процесів у компанії.

Також, я би радила HR-ам дослухатись до колективу. Мені здається, що від використання HRM-системи всі учасники процесу повинні отримувати задоволення, а не негативні емоції.

Занурившись у процес вибору і надихнувшись наявними пропозиціями, ми все ж таки вирішили займатися розробкою власної HRM-системи конкретно під наші потреби. Це не означає, що ми не знайшли свою систему серед наявних на ринку, є дійсно класні пропозиції, однак у нас дуже мотивована команда, яка цікавиться новинками, і очі в колег від цього ментально горять. Тож, ми вирішили піти шляхом власної розробки.

Своя розробка – це завжди тернистий шлях до зірок, однак, наша команда ніколи не стояла осторонь від складнощів.

Як на мене, ATS і HRM-система – це ніби два янголятка, які сидять на плечах ейчарів і рекрутерів.

Це – наші помічники, тому все повинно бути легко і налаштовано під наші потреби.

1.2. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей, і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

Коли нас було 20 колег у команді, а в місяць в колектив заходить по 2 людини, я ще могла це все якось робити в таблицях. Але, коли нас вже 100 і в місяць заходить по 5-10 осіб, це все стає невимовно складно для того, щоб працювати в таблицях.

Я би радила вже з 20 співробітників задумуватись над автоматизацією процесів і вибором HRM-системи. Це ріст і для ейчара, і для компанії.

При цьому, чим раніше, тим краще. Одне питання, коли нам треба імплементувати систему на колектив в 20 людей, інша справа – коли тобі треба навчати і занурювати у систему більше ніж 100 осіб. Чим більше співробітників стає в компанії, тим більше може бути тих, хто не зрозуміє, навіщо це все.

Резюмуючи, я би порекомендувала переходити з таблиць на повноцінну HRM-систему якнайшвидше.

1.3. А як можна “продати” керівництву компанії ідею необхідності фінансових інвестицій на HRM-систему?

Особисто в мене, це було дуже просто. Коли в нашій команді було ще 20 людей, HRM-система вже була нам потрібна, однак не зовсім нагально. Коли нас стало більше, почав проявлятись і вмикатись людський фактор, тому без певної автоматизації цих процесів стало буквально неможливо працювати.

HRM-система структурує людей. Тому, якби переді мною зараз стояло завдання ментально “продати” необхідність цього софту керівництву, я би аргументувала це з позиції необхідності HRM-системи для невпинного розвитку колективу.

Мій перший аргумент: якщо ми плануємо рости і розвиватись, якщо ми плануємо розвивати бренд компанії і людей, то перш ніж рости, нам потрібно подумати про внутрішні процеси. Коли будуть готові внутрішні процеси, можна розвивати зовнішні. Якщо ми хочемо розвиватись не тільки в кільксоті людей, а саме як компанія, нам потрібна внутрішня автоматизація.

Якщо власники бізнесу кажуть – у нас 30 людей і нам так ок, ми поки не плануємо рости кількісно і якісно, то це теж ок, це також позиція. Можливо, не для кожного прийнятна, але має право на життя.

Особисто у нас ніякого внутрішнього саботажу зі сторони топ-менеджменту не було, тому тут мені пощастило.

Однак, десь після року використання CleverStaff, я приблизно і в цифра порахувала, скільки часу (відповідно і грошей) ми зекономили собі, автоматизувавши деякі процеси. Економія вийшла, приблизно, в два рази.

Цей зекономлений час допомагає нам розвиватись, тож, ми стали рости активніше. І, не в останню чергу, тому, що автоматизували процеси рекрутингу.

Олена Кравцова, Head of HR, Aimprosoft

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуете звернути увагу при виборі системи менеджменту персоналу для IT-компанії?

Спочатку, необхідно прописати процеси з менеджменту персоналу, які у вас є зараз і які ви плануєте імплементувати в свою компанію найближчим часом. Процеси, які у вас вийшли, треба проаудіювати і ніби профільтрувати їх на предмет доцільності автоматизації.

Далі, я виділяю ключові риси продукту (майбутньої HRM-системи), вже відштовхуючись від тих процесів, які були попередньо зафіксовані.

Потім, можна переходити до пошуку рішень, які вже існують на ринку. Звісно, що є сенс подивитись і пошукати інформацію про можливості як популярних, так і не зовсім HRM-систем, для того, щоб мати найбільш повну картину того, які системи можуть закрити ваші процеси.

Я маю досвід роботи з декількома HRM-системами, тому як правило, після пошуку і ресерчу я виділяю 2-3 основних варіанти і прошу організувати мені демо чи тріал цього програмного забезпечення. У цей час, ми тестуємо реалізацію автоматизації процесів, які нам критичні чи найбільш необхідніші.

Системи треба “прощупати руками” і після того, фіналізуватись у рішенні, яку саме HRM-систему треба і вигідно обрати. Багато чого, потім, я налаштовую у HRM-системі самостійно і за допомогою гайдів.

Я завжди роблю собі звітну таблицю, де фіксую процеси, системи і результати, чи покриває система мої потреби і як саме. Це дуже допомагає підійти до вибору структуровано і раціонально.

1.2. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей, і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

Я – прихильниця автоматизації на будь-якому рівні, навіть якщо компанія невелика за розміром. Якщо компанія взагалі планує масштабуватись, треба ще з самого початку автоматизувати те, що має першочерговий пріоритет.

Тобто, автоматизуватись треба чим раніше, тим краще. Проте, якщо теоретично і якщо колектив не перевищує 50 співробітників, працювати у таблицях ще можна. Далі без автоматизації буде складно.

1.3. А як можна “продати” керівництву компанії ідею необхідності фінансових інвестицій на HRM-систему?

Я вважаю, що треба спиратись на фактичні дані і цифри. Якби у мене стояла така задача, я би зробила хоча б орієнтовний підрахунок часу, який ми з командою витрачаємо на те, що можна оптимізувати та автоматизувати за допомогою, наприклад, HRM-системи.

Я би підрахувала, які процеси ми зараз робимо “руками” і через показники заробітних плат працівників вирахувала, яку кількість часу економить нам автоматизація. З конкретними цифрами складно сперечатись і їх складно ігнорувати.

 Зоя Аванесян, Head of HR, QuartSoft Games

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі HRM-системи для IT-компанії? Можна по пунктам, якщо зручно.

В першу чергу, при виборі HRM-системи cлід звертати уваги, чи задовольняє вона потреби HR-ів та на гнучкість самої системи. Щоб у разі, якщо, наприклад, система нараховує лікарняні не так, як звикли у компанії, її могли апгрейднути так, як необхідно нам, тобто клієнтам HRM-систем.

Коли ми обирали HRM-систему йшли наступним чином:

1. Ми з ейчарами виписали все те, що хотіли б перенести у майбутню HRM-систему.
2. Наш технічний відділ шукав HR-системи, які зараз доступні на ринку і організовував нам відеодзвінки із сейлзами.
3. Під час цих відеодзвінків ейчари ставили питання, які їх турбують стосовно роботи із системою (які модулі і в якому обсязі доступні), техвідділ ставив питання стосовно інтеграції і безпеки.
4. Обирали, зважуючи всі “за” і “проти”: можливості, які пропонує система, як часто виходять оновлення, зручна і швидка підтримка та ціна.

1.2. Як на вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для ведення HR-процесів і варто переходити саме на автоматизовану HRM-систему?

Ми доросли до 120 і перейшли. В мене є колеги з інших компаній, які вважають, що навіть при 200 співробітниках зручніше вести таблиці. Тож залежить від тяжіння ейчара до автоматизації роботи і від вектора керівництва.

Підсумуємо

Як ми бачимо, підходи до вибору HRM-системи можуть відрізнятися в залежності від особливостей компанії та її запиту. Саме тому, цій в статті ми цілеспрямовано зібрали для вас різні думки і практичний досвід різних експертів.

Хтось може бути великим прихильником автоматизації, тому готовий до впровадження HRM-системи якнайшвидше, починаючи з першого працівника. Інші починають замислюватися про це вже коли кількість співробітників сягнула 100 людей і більше, а зберігати всю інформацію в Excel таблицях вже стає практично неможливо. Проте якщо компанія активно росте та розвивається, на якомусь етапі необхідність в автоматизації HR-процесів з’явиться обов’язково.

Разом з тим, в деяких аспектах думки наших експертів збігаються – при виборі HRM-системи важливо проаналізувати всі процеси в менеджменті персоналу, щоб знати, які функції повинна мати майбутня система. Маючи чітке розуміння, що робить кожен співробітник відділу і скільки часу витрачає на кожну задачу, ви не тільки швидше знайдете правильне рішення, а й зможете донести вигоду такого впровадження керівництву компанії.

Звичайно, кожен експерт може мати свій погляд на вирішення проблеми, але ми впевнені, що поглянувши на питання вибору і впровадження HRM-системи в IT-компанію з різних точок зору, ви зробите максимально правильний вибір.

Успішних вам впроваджень!