Как быстро и правильно выбрать систему менеджмента персонала (HRM-систему) для IT-компании

Вопрос подбора и настройки системы менеджмента персонала (HRM-системы) актуален для любой компании, а особенно для тех, кто действительно заботится о коллегах и сотрудниках.

Именно поэтому мы выбрали 5 экспертов своего дела, которым задали несколько одинаковых, но интересных вопросов для того, чтобы найти истину в вопросе, как быстро и правильно выбрать систему менеджмента персонала. В этом материале мы собрали опыт и мнения людей, ежедневно занимающихся практической работой с сотрудниками и автоматизацией этих процессов.

Мы решили спросить у HR-директоров и HR Business Partners о практике и всех подводных камнях подбора HRM-системы именно для IT-компании.

  Наталия Тен, HR Business Partner, Cpamatica

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы менеджмента персонала для IT-компании?

Лично я присоединилась к своей нынешней компании на этапе, когда у нас не было автоматизации HR-процессов. Соответственно мы на практике столкнулись с необходимостью подбора HRM-системы под наши процессы.

Мы в своих поисках пошли по простому пути, обратившись за рекомендациями к коллегам. Также мы нашли несколько профильных комьюнити, где также провели соответствующий поиск. Выбрали список систем, в которые делали запросы на демо-версии. Способом проб и тестов мы выделили системы, которые могут подойти под наши процессы и те, от которых пришлось сразу отказаться.

Для меня важно соотношение цены программного обеспечения и его соответствие нашим требованиям.

Это соотношение – один из ключевых показателей, на которые нужно обращать внимание при выборе не только HRM-системы.

В финал нашего внутреннего отбора прошли пять HRM-систем. Это очень популярные на рынке решения, поэтому мы выбирали именно среди них.

1.2. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей, и пора переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

От 50 человек уже почти невозможно или просто очень сложно.

Когда я пришла в компанию, там уже работало около 100 человек. Так что мы сразу запустили процесс поиска HRM-системы.

1.3. А как можно «продать» руководству компании идею необходимости финансовых инвестиций на HRM-систему?

Я считаю, что это – задача эйчара или руководителя отдела. Этот человек должен четко понимать и продавать идею высшему руководству компании, какой именно софт ему нужен, какие процессы этот софт должен закрывать, а также иметь аргументацию, зачем это все вообще.

Как это донести руководству?

Ты смотришь и засекаешь время, которое ты вместе с коллегами тратишь на те или иные процессы. Это, во-первых, дает внутреннее понимание, что ты делаешь и сколько времени. Во-вторых, с этими цифрами нужно идти для руководства.

Эти числовые показатели – лучшая аргументация для руководства, если ты, конечно, инициируешь эти процессы самостоятельно.

Елена Колесниченко, HR Director, Apriorit

1.1. На что, в первую очередь, рекомендуете обратить внимание при выборе системы HRM для IT-компании?

При выборе внутренней HRM-системы следует обратить максимальное внимание на 2 базовых фактора. Система должна:

1. Максимально покрывать потребности и задачи компании на конкретном этапе развития, но с учетом дальнейшего роста потребностей.
2. Система должна быть максимально гибкой в настройках.

Будет очень хорошо, если система такова, что ее можно настроить самостоятельно и гибко даже на базовом уровне.

1.1.2. Помните, как вы выбирали систему?

Сначала, я начала искать, какие вообще системы есть на рынке, начала гуглить о них определенные отзывы. Все нужно пробовать своими руками, потому мы просили у компаний trial-версии для изучения.

Если ты покупаешь такой софт, лучше сразу не проплачивать его на год, потому что многие системы не дают полностью скачать данные, которые ты в них загружаешь.

Есть смысл протестировать систему несколько месяцев, прежде чем оплачивать длительный период.

1.2. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей, и пора переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

Мы вели эти данные в полуавтоматизированных таблицах до того, как не выросли до 300 человек.

Может, мы вели бы и дальше, но чем раньше, тем лучше. Можно начинать и с 50 сотрудников в штате, но если есть точное понимание, какая система решает ваши бизнес-задачи.

Всегда можно заменить одну систему другую. Важно искать ту, которая будет максимально гибко отвечать вашим требованиям.

Татьяна Рекало, Head of HR, Lampa Software

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы менеджмента персонала для IT-компании?

У меня был соответствующий опыт год назад. Компания начала стремительно развиваться, я пришла в команду где-то двадцатой, а сейчас нас почти 100 сотрудников. У нас еще год назад появилась настоятельная потребность в поиске и подборе HRM-системы.

Когда мы начали выбирать, первое, о чем я думала – будущая целесообразность конкретной HRM-ки и ее функционала именно для нашей компании. Многие на рынке пользуются, например, Хурмой, но для меня в ней слишком много функционала, который мы потенциально не будем использовать.

И это – не минус системы, это нюанс, который нужно учитывать.

Поэтому первое, на что бы я обращала внимание при выборе HRM-системы сейчас – это то, насколько конкретная система вообще причастна к бизнес-процессам в компании.

Также, я бы советовала HR-ам прислушаться к коллективу. Мне кажется, что от использования HRM-системы все участники процесса должны получать удовольствие, а не отрицательные эмоции.

Погрузившись в процесс выбора и вдохновившись имеющимися предложениями, мы все же решили заниматься разработкой своей HRM-системы непосредственно под наши потребности. Это не значит, что мы не нашли свою систему среди имеющихся на рынке, есть действительно классные предложения, однако у нас очень мотивированная команда, интересующаяся новинками и глаза у коллег от этого ментально горят. Итак, мы решили пойти по пути собственной разработки.

Своя разработка – это всегда тернистый путь к звездам, однако наша команда никогда не стояла в стороне от сложностей.

Как по мне, ATS и HRM-система – это будто два ангелочка, сидящих на плечах эйчаров и рекрутеров.

Это – наши помощники, поэтому все должно быть легко и настроено под наши нужды.

1.2. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей, и пора переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

Когда нас было 20 коллег в команде, а в месяц в коллектив заходит по 2 человека, я еще могла все это как-то делать в таблицах. Но когда нас уже 100 и в месяц заходит по 5-10 человек, это все становится несказанно сложно для того, чтобы работать в таблицах.

Я бы советовала уже после 20 сотрудников задумываться над автоматизацией процессов и выбором HRM-системы. Это рост и для эйчара, и для компании.

При этом, чем раньше, тем лучше. Один вопрос, когда нам нужно имплементировать систему на коллектив в 20 человек, другое дело – когда тебе нужно обучать и погружать в систему более 100 человек. Чем больше сотрудников становится в компании, тем больше могут быть те, кто не поймет, зачем это все.

Резюмируя, я бы порекомендовала переходить из таблиц на полноценную HRM-систему как можно быстрее.

1.3. А как можно «продать» руководству компании идею необходимости финансовых инвестиций на HRM-систему?

Лично у меня это было очень просто. Когда в нашей команде было еще 20 человек, HRM-система уже была нам нужна, однако не совсем насущно. Когда нас стало больше, начал проявляться и включаться человеческий фактор, поэтому без автоматизации этих процессов стало буквально невозможно работать.

HRM-система структурирует людей. Поэтому, если бы передо мной сейчас стояла задача ментально продать необходимость этого софта руководству, я бы аргументировала это с позиции необходимости HRM-системы для неустанного развития коллектива.

Мой первый аргумент: если мы планируем расти и развиваться, если мы планируем развивать бренд компании и людей, то, прежде чем расти, нам нужно подумать о внутренних процессах. Когда будут готовы внутренние процессы, можно развивать внешние. Если мы хотим развиваться не только в количестве людей, а именно как компания, нам нужна внутренняя автоматизация.

Если владельцы бизнеса говорят – у нас 30 человек и нам так ок, мы пока не планируем расти количественно и качественно, то это тоже ок, это тоже позиция. Возможно, не для каждого приемлема, но имеет право на жизнь.

Лично у нас никакого внутреннего саботажа со стороны топ-менеджмента не было, поэтому мне повезло.

Однако, где-то после года использования CleverStaff, я примерно и в цифре посчитала, сколько времени (соответственно и денег) мы сэкономили себе, автоматизировав некоторые процессы. Экономия получилась примерно в два раза.

Это сэкономленное время помогает нам развиваться, и мы стали расти активнее. И, не в последнюю очередь, потому что автоматизировали процессы рекрутинга.

 Елена Кравцова, Head of HR, Aimprosoft

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы менеджмента персонала для IT-компании?

В первую очередь, необходимо прописать процессы по менеджменту персонала, которые у вас есть сейчас и которые вы планируете имплементировать в свою компанию в ближайшее время. Вышедшие у вас процессы нужно проаудировать и будто профильтровать их на предмет целесообразности автоматизации.

Далее, я выделяю ключевые черты продукта (будущей HRM-системы) уже отталкиваясь от тех процессов, которые были предварительно зафиксированы.

Затем можно переходить к поиску решений, которые уже существуют на рынке. Конечно, есть смысл посмотреть и поискать информацию о возможностях как популярных, так и не совсем HRM-систем, чтобы иметь наиболее полную картину того, какие системы могут закрыть ваши процессы.

У меня есть опыт работы с несколькими HRM-системами, поэтому как правило, после поиска и ресерча я выделяю 2-3 основных варианта и прошу организовать мне демо или триал этого программного обеспечения. В настоящее время мы тестируем реализацию автоматизации процессов, которые нам критичны или наиболее необходимы.

Системы нужно «прощупать руками» и после того, финализироваться в решении, какую именно HRM-систему нужно и выгодно выбрать. Многое потом я настраиваю в HRM-системе самостоятельно и с помощью гайдов.

Я всегда делаю отчетную таблицу, где фиксирую процессы, системы и результаты, покрывает ли система мои потребности и как именно. Это очень помогает подойти к выбору структурированно и рационально.

1.2. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей, и пора переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

Я – поклонница автоматизации на любом уровне, даже если компания небольшая. Если компания вообще планирует масштабироваться, нужно с самого начала автоматизировать то, что имеет первоочередной приоритет.

То есть автоматизироваться нужно чем раньше, тем лучше. Однако если теоретически и если коллектив не превышает 50 сотрудников, работать в таблицах еще нельзя. Дальше без автоматизации будет сложно.

1.3. А как можно «продать» руководству компании идею необходимости финансовых инвестиций на HRM-систему?

Я считаю, что нужно опираться на фактические данные и цифры. Если бы у меня стояла такая задача, я бы сделала хотя бы ориентировочный подсчет времени, которое мы с командой тратим на то, что можно оптимизировать и автоматизировать с помощью HRM-системы.

Я бы подсчитала, какие процессы мы сейчас делаем «руками» и через показатели зарплат работников вычислила, какое количество времени экономит нам автоматизация. С конкретными цифрами сложно спорить и их сложно игнорировать.

 Зоя Аванесян, Head of HR, QuartSoft Games

1.1. На что, в первую очередь, рекомендуете обратить внимание при выборе системы HRM для IT-компании? Можно по пунктам, если удобно.

В первую очередь, при выборе HRM-системы следует обращать внимание, удовлетворяет ли она потребности HR-ов и гибкость самой системы. Чтобы в случае, если, например, система насчитывает больничные не так, как привыкли в компании, ее могли апгрейднуть так, как нужно нам, то есть клиентам HRM-систем.

1. Когда мы выбирали HRM-систему следовали следующим образом:
   Мы с эйчарами выписали все, что хотели бы перенести в будущую HRM-систему.
2. Наш технический отдел искал HR-системы, которые сейчас доступны на рынке и организовывал нам видеозвонки с сейлзами.
3. Во время этих видеозвонков эйчары задавали вопросы, которые беспокоят о работе с системой (какие модули и в каком объеме доступны), техотдел задавал вопросы об интеграции и безопасности.
4. Выбирали, взвешивая все за и против: возможности, которые предлагает система, как часто получаются обновления, удобная и быстрая поддержка и цена.

1.2. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для ведения HR-процессов и стоит ли переходить именно на автоматизированную HRM-систему?

Мы взрослели до 120 и перешли. У меня есть коллеги из других компаний, считающих, что даже при 200 сотрудниках удобнее вести таблицы. Так что зависит от тяготения эйчара к автоматизации работы и от вектора руководства.

Подытожим

Как мы видим, подходы к выбору системы HRM могут отличаться в зависимости от особенностей компании и ее запроса. Именно поэтому, этой в статье мы целенаправленно собрали для вас разные мнения и практический опыт разных экспертов.

Кто-то может быть большим поклонником автоматизации, поэтому готов к внедрению HRM-системы как можно быстрее, начиная с первого работника. Остальные начинают задумываться об этом уже когда количество сотрудников достигло 100 человек и больше, а хранить всю информацию в Excel таблицах уже становится практически невозможно. Однако, если компания активно растет и развивается, на каком-то этапе необходимость в автоматизации HR-процессов появится обязательно.

Вместе с тем, в некоторых аспектах мнения наших экспертов совпадают – при выборе HRM-системы важно проанализировать все процессы в менеджменте персонала, чтобы знать, какие функции должна иметь будущая система. Имея четкое понимание, что делает каждый сотрудник отдела и сколько времени тратит на каждую задачу, вы не только быстрее найдете правильное решение, но сможете донести выгоду такого внедрения руководству компании.

Конечно, каждый эксперт может иметь свой взгляд на решение проблемы, но мы уверены, что, взглянув на вопросы выбора и внедрения HRM-системы в IT-компанию с разных точек зрения, вы сделаете максимально правильный выбор.

Успешных вам внедрений!