Как выбрать систему автоматизации рекрутинга для IT-компании
Автоматизация процессов рекрутинга – актуальный и болезненный вопрос как для начинающих рекрутеров, так и для опытных профессионалов своего дела.
Для того чтобы глубже и на практике разобраться в этом вопросе и исследовать его полностью, мы решили сделать серию интервью с ведущими IT-рекрутерами Украины, которые рассказали нам не только о теории, но и о практике подбора и настройки автоматизированной системы рекрутинга. именно для IT компании.
Серию интервью о том, как правильно выбрать систему автоматизации рекрутинга для IT-компании, открывает наш диалог с Ольгой Юргой, который получился настолько интересным, что мы решили вынести его в отдельный материал.
Ольга — Recruitment Director at Avenga Ukraine, имеет более 7 лет опыта в IT рекрутинге и за это время прошла путь от trainee рекрутера до менеджера рекрутинговой команды, насчитывающей более 20 специалистов.
На протяжении всего времени в рекрутинге Ольга предоставляет карьерные консультации, выступает спикером на ивентах, проводит курсы и самостоятельно составила курс для начинающих рекрутеров, поэтому мы решили расспросить у нее, как правильно выбрать систему автоматизации рекрутинга для IT-компании.
1. Ольга, представьте, что к вам сейчас пришел новый сотрудник, и вам нужно описать ему процесс подбора рекрутинговой системы. С чего нужно начинать?
К выбору системы следует подходить методом бизнес-анализа. Сначала, вы составляете список бизнес-процессов и потребностей в системе. Я выделяю три вида потребностей по приоритетности:
- Те, которые нужно настроить изначально и без них никак;
- Те, которые действительно можно настроить во вторую очередь;
- Те, которые можно реализовать после задач по приоритету 1 и 2.
Составляем перечень потребностей, прописываем приоритетность и ищем системы, отвечающие критериям.
Идеальной не будет, это надо понимать, но искать нужно всегда ввиду списка потребностей и согласно приоритетности.
2.На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы автоматизации рекрутинга для IT-компании?
Лучшая система автоматизации – это система, которая написана под процессы компании, но это – очень дорогая инвестиция, которую может позволить себе далеко не каждый бизнес, особенно небольшой.
Когда денег на такие инвестиции пока нет, целесообразно выбрать имеющееся на рынке программное обеспечение и настроить его под свои нужды самостоятельно или с помощью интеграторов. Я бы рекомендовала обращать особое внимание на возможности кастомизации системы как на нынешнем этапе развития вашей компании, так и на будущее.
Одно дело – когда систему можно кастомизировать под нынешние процессы, но идеальная ситуация сложится тогда, когда система будет иметь запас возможностей еще и под предстоящие настройки. Это нужно учитывать, на это следует обращать внимание при выборе системы автоматизации рекрутинга для IT-компании.
Поэтому, если у вас сейчас нет желания и ресурсов для создания собственного софта, можно выбрать и взять уже готовую ATS (в облаке или коробочное решение) и настроить то, что есть под свои бизнес-процессы.
Лично я выделяю ТОП-7 основных параметров, на которые следует обращать внимание при выборе системы автоматизации рекрутинга для IT-компании:
Скорость работы системы
Ресерчер, который очень долго ждет загрузки тех или иных данных, становится менее эффективным. Скорость в нашей работе решает все от скорости отзывов зависит результат. Особое внимание при тестировании системы следует уделить именно скорости ее работы и обратной отдаче.
Возможность легкой кастомизации системы под бизнес-процессы именно вашей компании
На первый взгляд, может показаться, что рекрутинговые процессы у IT-компаний типичны, но это — обманчивое мнение. У каждой компании есть уникальные требования, которые следует учитывать как при подборе, так и при настройке любого программного обеспечения. У каждой компании есть свои «хотелки», поэтому критически важно, чтобы система, с одной стороны, могла делать базовые вещи, а с другой, имела дополнительные функции для гибкой кастомизации под конкретные бизнес-процессы в конкретной компании.
Аналитика, которую может выдать вам система
Еще в начале подбора системы нужно проанализировать, какие аналитические отчеты от системы вы желаете получить, а что можно донастроить позже.
Аналитика – это очень важная опция как для рекрутеров, так и для руководителей. Аналитические возможности любой системы следует проверять еще до начала запуска системы в промышленных масштабах.
То, для какого рынка вы выбираете систему (локация)
Если ваша компания работает с украинским рынком, следует обратить внимание на наличие прямых интеграций с job-сайтами (CleverStaff был очень прикольным — А.Х.). Если же вы – международный бизнес или локации у вас есть хотя бы в нескольких странах, обращайте внимание на возможности настроек системы именно по локациям.
Наличие открытого API для дополнительных интеграций
Для рекрутера важны как базовые вещи (например, интеграция системы с почтой, календарем или job-сайтом), так и наличие в системе API, благодаря которой можно произвести дополнительные интеграции (например, с Power BI).
Если у системы нет API или есть препятствия к таким интеграциям, это может ограничить вас в следующих настройках системы под ваши бизнес-процессы или последующих интеграциях с уже существующими системами компании.
UI/UX-дизайн системы и роли тех, кто будет ею пользоваться
Надо понимать, кто потом будет пользоваться системой. Если только рекрутеры – это одно дело. Но если вы планируете запускать туда также менеджеров или технаров, следует учитывать и их пожелания к программному обеспечению.
Баланс соотношения цены и качества
И вообще покрывает ли система ваши потребности за свои деньги. Надо составить перечень потребностей и анализировать, какие системы и по какой цене (использование и настройка) покрывают большинство из них, а какие вам не подходят еще с самого начала.
3. А как можно «продать» руководству компании идею необходимости финансовых инвестиций в систему автоматизации рекрутинга?
Для того чтобы объяснить руководству необходимость инвестиций в автоматизированную систему рекрутинга, нужно оперировать конкретными, цифровыми показателями.
Цифровые показатели – это то, что всегда хорошо работает с руководством как аргумент, потому что для любого бизнеса цифры – это ключевые показатели. Если вы научитесь просчитывать выгоды от использования программного обеспечения в формате конкретных цифр, диалог с топ-менеджментом будет в разы более продуктивным.
Когда я работала еще с «полуавтоматизированными системами или эксельками», я подробно посчитала каждый процесс во временном измерении, которое мы тратили на конкретные задачи. Затем я выбрала функции систем и высчитала, сколько времени рекрутера, ориентировочно, могла бы сэкономить наличие автоматизации в этих процессах.
Важно понимать, что сэкономленное время рекрутера – это не только экономия денег для компании, но и конкретные рабочие часы, которые рекрутер может уделить непосредственно общению с кандидатами, что повышает эффективность использования человеческих ресурсов.
Система ATS должна приносить прямую пользу, то есть либо экономить время, либо время и деньги одновременно.
Если бизнес выиграет от внедрения автоматизированной системы рекрутинга, вы сможете подкрепить свои гипотезы фактами и, таким образом, доказать определенную необходимость этой системы в компании.
С другой стороны, ATS в цифрах и фактах отражает качество работы отдела рекрутинга, что прямо влияет на репутацию вашей компании на рынке и достаточно критично, особенно в IT-сфере. В нашей сфере компании вкладывают много ресурсов и усилий на создание положительного бренда работодателя среди кандидатов, поэтому автоматизация процессов позволит не только экономить время, но и закладывать правильные, условные кирпичи в стену репутации компании на рынке.
4. Как по вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться Google таблицами для найма и адаптации людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?
Я бы советовала прямо с первого пользователя. Каждый рекрутер, который будет прилагаться в команду, будет уже приходить в систему. Вы можете донастраивать систему в процессе использования, но это не повод отказываться от нее.
Вообще лично я очень верю в то, что правильные люди, объединенные правильными целями, приводят компании к успеху. Люди – самое главное, что есть в компании.
Следует подбирать правильных людей и ставить им правильные цели. Тогда будет немного легче.
Рекрутер ценен своей базой, если рекрутер увольняется, а у него все было в собственных «эксельках», где потом эту информацию искать его преемнику или пришедшему после него?
Вопрос, конечно, риторический.
Именно поэтому автоматизировать и брать систему для рекрутинга персонала я бы рекомендовала еще с первого рекрутера – это однозначно принесет value компании.
Вывод
Итак, подытожив все вышесказанное, мы можем смело говорить, что программное обеспечение для автоматизации рекрутинга помогает управлять всеми задачами подбора персонала и поиска кандидатов, создавая резервы кадров и улучшая коммуникационные процессы.
Сегодня легко быть перегруженными информацией и задачами, с которыми сталкиваются рекрутеры. Когда специалисты получают помощь благодаря инструментам, начиная от синтаксического анализатора резюме и автоматизированных списков вакансий до планирования собеседований, сотрудники отдела найма могут сосредоточить свою энергию на взаимодействии с лучшими кандидатами и увеличении своего рекрутингового бренда.
