Telegram-звіти: пульсометр вашого бізнесу!
Розповім вам історію про те, як ми 2 роки тому вирішили налаштувати багато звітів у Zoho CRM і що з цього вийшло. Діло було так.
Оскільки CRMiUM — це офіційний zoho partner, наші продажі швидко ставали системними, і виникла природна потреба контролювати їх за повною програмою.
Ми з Родіоном (перший співробітник CRMiUM, а нині операційний директор), як суперсистемні хлопці, сіли і вигадали 100-500 різноманітних звітів з продажу. Не просто вигадали, а налаштували їх у CRM!
Почувалися крутими. Але знаєте у чому біль? Деякі звіти, призначені для щоденного контролю, ми переглядали щосили раз на тиждень… Не тому, що вони марні чи не інформативні, а тому, що у нас просто не вистачало на це часу.
Задумалися про те, як зробити так, щоб ці звіти ми справді отримували щодня. Один із варіантів — дашборди та екран в офісі. Справді гарне рішення, але на той момент топ-менеджери щонайменше 50% часу проводили поза офісом на зустрічах.
Якщо гора не йде до Магомеда, то він направляється до гори. У той момент ми вже використовували Telegram як корпоративний месенджер і знали можливості роботів. Рішення вийшло настільки елегантним, наскільки й ефективним.
За допомогою бота та CRM-системи ми стали автоматично за розкладом надсилати міні-звіти до Telegram-групи відділу продажів.
Наприклад, щоранку о 9:00 бот надсилав звіт наступного змісту:
Рахунки з простроченими датами оплати:
———- Анна Петренко (всього: 2) ———-
Компанія: «Іванов та партнери»
Номер рахунку: INV-000861
Сума: 30 000 грн.
Планова дата: 20.01.2017
Компанія: «Юпітер»
Номер рахунку: INV-000869
Сума: 50 000 грн.
Планова дата: 27.01.2017
———- Яна Алексєєва (всього: 1) ———-
Компанія: «Трейд Інформ»
Номер рахунку: INV-00083
Сума: 70 000 грн.
Планова дата: 25.01.2017
Подібні звіти ми зробили для контролю угод із простроченими завданнями, кількості дзвінків, зустрічей та ще багатьох різних операційних показників.
Спочатку Telegram-звіти були експериментом, а за короткий час перетворилися на основний інструмент контролю роботи відділу продажу.
Головна їхня перевага — вони приходять самі! Вам достатньо перейти до потрібного чату в Telegram і швидко переглянути звіт. Тут же можна поставити запитання менеджерам і отримати відповіді.
А ще є побічний, але позитивний ефект! Звіти надходять до Telegram у загальний чат відділу продажу та їх завжди бачать усі менеджери. Якщо за звітом ти молодець, то з’являється почуття гордості, якщо невдаха — соромно!
У нашому випадку через 2-3 тижні використання звіту про прострочені завдання, такі практично зникли і досі проскакують лише зрідка.
Звіти стали каталізатором порядку у CRM-системі!
Часті питання
Що таке Telegram-звіти для бізнесу і як вони працюють?
Telegram-звіти — це автоматизована система надсилання ключових показників з вашої CRM безпосередньо у месенджер. Спеціальний бот за розкладом (наприклад, щоранку або щовечора) збирає дані про продажі, дзвінки чи прострочені завдання та публікує їх у робочий чат. Це дозволяє тримати руку на пульсі бізнесу, не заходячи щоразу в складні інтерфейси CRM.
Чому звичайних звітів у CRM-системі буває недостатньо?
Проблема не в якості звітів у CRM, а в людському факторі. У керівників часто бракує часу щодня заходити в систему та аналізувати сотні графіків. Telegram-звіти вирішують цю проблему за принципом «якщо гора не йде до Магомеда...» — дані самі приходять до вас у зручному та лаконічному форматі, коли ви просто переглядаєте повідомлення в телефоні.
Які саме показники можна виводити в Telegram-звіти?
Ви можете налаштувати будь-які операційні показники: кількість нових лідів, суми виставлених рахунків, прострочені оплати, кількість проведених зустрічей чи дзвінків за день. Будь-яка інформація, що фіксується в CRM, може бути перетворена на короткий і зрозумілий звіт у месенджері.
Чи підходять такі звіти для керівників, які постійно в роз'їздах?
Так, це ідеальне рішення для топменеджерів, які 50% часу і більше проводять поза офісом. Вам не потрібен ноутбук або стабільний доступ до важкої системи — достатньо смартфона з Telegram. Ви зчитуєте інформацію за 15–30 секунд між зустрічами.
Як Telegram-звіти допомагають покращити дисципліну в команді?
Тут працює психологічний ефект прозорості. Коли звіт надходить у загальний чат відділу продажів, його бачать усі. Якщо менеджер спрацював круто — він відчуває гордість. Якщо ж у нього багато прострочених завдань — йому стає ніяково перед колегами. Це стимулює команду працювати краще без зайвих нагадувань від керівника.
Чи справді автоматичні звіти допомагають навести лад у CRM?
Абсолютно. Звіти стають каталізатором порядку. Наприклад, якщо бот щоранку «підсвічує» список прострочених завдань перед усією командою, менеджери намагаються закрити їх заздалегідь, щоб не потрапити у список «неуспішних». Зазвичай за 2–3 тижні використання таких звітів кількість протермінувань зводиться до мінімуму.
