Трансформація “Kukuruza Production”: як CRM змінила роботу з клієнтами відеопродакшн студії?

У сфері, де кожен проєкт унікальний і вимагає ретельного планування, контролю та координації, CRM здатна забезпечити структурованість бізнес-процесів, автоматизувати рутинні завдання та поліпшити взаємодію з клієнтами.  

Олександра Куликова, CEO відомої української відеопродакшн студії Kukuruza Production, поділилася з нами враженнями від впровадження CRM. Як це було? Давайте дізнаємось більше…

Олександра Куликова, CEO, Kukuruza Production

• З чого почалась історія, такої нині відомої, української відеопродакшн студії?

На старті команда складалась всього лише з трьох осіб, які займалися фрілансом. Однак з часом ми відчули, що настав момент рухатися далі та створювати щось масштабніше й амбіційніше. Поставили собі за мету співпрацювати з великими брендами. Наприклад, як зараз, серед наших клієнтів такі відомі компанії, як Lenovo, Нова Пошта та інші. Раніше ці проєкти здавалися недосяжними, але ми невпинно йшли до своєї мети, і зрештою нам усе вдалося.

Одним із пріоритетів також був розвиток ком’юніті. Наша діяльність розвивалась в Харкові, де індустрія відеозйомки та реалізація великих проєктів були менш розвинені, порівняно з Києвом, і ми прагнули це змінити. Організували кінообразотворчий некомерційний проєкт та втілили багато соціальних ініціатив, і наразі продовжуємо активно працювати над новими соціальними проєктами.

2022 рік став для нас періодом повного перезапуску. Можна сказати, почали все з нуля. Якщо раніше фокусувалися на українському ринку, реалізуючи великі проєкти для таких клієнтів, як EVA, Rozetka, Prom.ua та інших, то відтоді ми змінили стратегію та вийшли на західні ринки. 

Зараз успішно працюємо в США, Європі, знімаємо проєкти в Італії, Польщі, Великій Британії, Франції. Пишаємося тим, що не здалися, зросли кількісно та збільшили обіг у чотири рази. Наші прогнози вказують на ще більший ріст і розвиток у майбутньому. Наразі серед клієнтів “Kukuruza Production” є такі відомі компанії:

• Яким чином Ви зрозуміли, що для подальшого розвитку компанії потрібно впровадити CRM-систему?

Ви знаєте, як це, коли працюєш “на колінках”, робиш щось у Excel. Ми використовували додаток Notion, який дозволяє створювати умовний “аналог” CRM, але з обмеженими можливостями. Вже була певна база даних, і ми розуміли важливість автоматизації, але завжди виникало відчуття, що CRM – це довго, дорого, складно і страшно. Це був своєрідний бар’єр, через який треба було перейти. Деякий час ми “посиділи” на таблицях, але коли розумієш, що хочеш рости, масштабуватися і розвивати відділ продажу, ти усвідомлюєш, що потрібно зібратись і все впровадити.

• Які труднощі виникли під час впровадження CRM, і як Ви їх подолали?

Спочатку самостійно шукали оптимальне рішення. Впровадили одну з CRM-систем, назву якої зараз не згадаю. Придбали підписку на рік, але використовували її лише три місяці. Незважаючи на всі реалізовані налаштування, зрозуміли, що це не для нас.

Після цього продовжили пошуки і протестували NetHunt CRM, який краще відповідає нашим вимогам. На одному з воркшопів ми познайомилися з бізнес-аналітиком з CRMiUM, який поділився реальними кейсами про те, як ця система успішно працює в інших компаніях. Загалом, це можна було б налаштувати самостійно або знайти фрілансера, але тут питання часу та вашої уваги. Я завжди дотримуюсь принципу: “Навіщо винаходити велосипед, якщо його можна купити?”. CRMiUM представили нам дуже релевантні кейси, і нас це підкорило.

Результати налаштування NetHunt CRM

Досвідом ділиться бізнес-аналітик CRMiUM:

В компанії Kukuruza Production вже було впроваджено NetHunt CRM, але її функціонал майже не використовувався. Основна робота з потенційними клієнтами та проєктами велася через додаток Notion, який не мав зручного функціоналу для управління продажами. Отже перед CRMiUM стояла задача налаштувати CRM для керування процесом продажу: від генерації лідів до укладення угоди, а також подальшої передачі проєкту в Notion.

Основні налаштування та інтеграції, які вдалось реалізувати:

• Реалізовано інтеграцію  NetHunt СRM з додатком Notion, що забезпечує:

— Автоматичне створення нового проєкту в Notion при досягненні угодою визначеного етапу, що скорочує час на ручне введення даних і мінімізує можливість помилок

— Синхронізацію коментарів з CRM-системи до Notion, що дозволяє зберігати всю історію спілкування та важливі нотатки в одному місці, забезпечуючи прозорість і доступність інформації для всіх учасників проєкту

—  Автоматичне додавання посилання на проект у Notion в картку угоди CRM-системи, що надає швидкий доступ до даних 

• Налаштовано інтеграцію NetHunt СRM з Finmap, завдяки чому можна створювати проєкти та карти клієнтів безпосередньо через CRM-систему. Таким чином:

—   Менеджери не потребують доступу до фінансового сервісу

— Оплати автоматично відображаються в CRM, що дозволяє менеджерам одразу бачити надходження платежів, без потреби звертатись до бухгалтерії

• Раніше менеджери відстежували платежі в Google Таблицях, і факт оплати не фіксувався в CRM. Саме тому, було створено модуль “Платежі” для обліку клієнтських оплат, який дає змогу відстежувати як прогнозовані, так і фактично отримані суми
• Для ефективного залучення холодних клієнтів було налаштовано інтеграцію з LinkedIn. Це дозволило менеджерам відстежувати взаємодію з потенційними клієнтами безпосередньо в CRM, зменшуючи кількість ручної роботи та підвищуючи точність обробки лідів
• Впроваджено воронку продажу в модулі “Угоди”, що дозволяє менеджерам вести угоди за встановленим процесом, а керівництву відстежувати поточні етапи роботи з кожним клієнтом

• Щоб забезпечити ефективніше управління продажами, зменшити кількість ручної роботи та підвищити точність обробки лідів, створено спеціальну воронку в CRM

Таким чином, компанія змогла оптимізувати бізнес-процеси та зосередитися на важливих завданнях, підвищуючи загальну ефективність і прибутковість.

 Kukuruza Production — результати та плани:

• Якою була реакція команди на оновлення системи? Чи швидко вдалося адаптуватися?

Я щаслива людина, бо маю команду, яка гарно реагує на нові впровадження. Ми завжди впроваджували багато нового, наша сфера діяльності вимагає постійного розвитку. Інакше, через кілька років, ти просто перестаєш бути конкурентним. Тому я радію, що все вдалося. 

Ще одним важливим фактором була підтримка практично 24/7 від команди CRMiUM. Існувало багато дрібних питань, які швидко вирішувались інтегратором на постійній основі. 

Люди швидко сприйняли зміни і команда видихнула з полегшенням, адже тепер зникла ось ця метушня між різними системами

Виробництво було в Notion, а продажі в CRM, тому їх інтеграція значно покращила наші процеси. Всі зітхнули з полегшенням і сказали: “Нарешті ми можемо зосередитись на більш важливих завданнях і показниках”.

• Розкажіть про вплив CRM на компанію: зміни в роботі та взаємодії з клієнтами?

Існує ще багато планів та доробок, до яких варто повернутися. Що точно вдалося, так це мінімізувати ризик втрати клієнтів. Зараз у нас нічого не губиться, що позитивно впливає на прибутковість та мотивацію команди. Це також дає можливість чіткіше моніторити ефективність менеджерів, що, безумовно, є важливим для керівників. 

І останнє, що ми ще не повністю реалізували, – це збір відгуків. А загалом, все нарешті структуровано, всі чітко розуміють свої задачі та що потрібно робити.

• Які додаткові інтеграції з іншими програмами або сервісами плануєте?

У майбутньому ми плануємо налаштувати передачу даних з маркетингу, щоб відслідковувати аналітику по продажах і рекламі. А також перейти до налаштування звітів по компанії, як по продажах, так і по маркетингу.

• Що б ви могли порадити компаніям, які ще вагаються над впровадженням CRM?

По-перше, якщо ваш бізнес ще не має CRM-системи і ви розглядаєте впровадження з нуля, рекомендую власнику спочатку самостійно ознайомитися з рішеннями на ринку та звернутися за консультацією до експертів. Потім варто встановити і протестувати ті варіанти, які здаються найбільш оптимальними. Наш заощаджуючи час для більш пріоритетних задач.власний досвід показав, що звернення до інтегратора є важливим кроком, адже він допоможе зрозуміти всі нюанси впровадження, а також може значно спростити цей процес.

По-друге, коли виникає потреба в додаткових налаштуваннях або в міграції з однієї системи на іншу (що часто стає необхідністю через розвиток бізнесу та зміну його процесів), то краще не залишатись на одному місці, а “ризикувати” і йти на зустріч змінам. Для нас це було найкращим рішенням, оскільки тепер усі процеси автоматизовані, і жодна інформація не втрачається. 

Резюмуючи:

Кожна компанія має свої індивідуальні бізнес-процеси, “характер” команди, і, звісно, унікальних клієнтів. Впровадження CRM-системи має враховувати всі ці фактори. Багато хто припускається помилки, покладаючись на сторонні рекомендації при виборі CRM, не враховуючи власні задачі. Однак, важливо провести детальний аналіз потреб саме вашого бізнесу, визначити ключові процеси, які ви хочете автоматизувати, і зрозуміти, які саме функції потрібні. 

Як зауважила Олександра: “навіщо вигадувати велосипед”. Скористайтесь професійною допомогою команди CRMiUM — інтегратора №1 в Україні. Оптимізуйте бізнес-процеси та, нарешті, “видихніть” з полегшенням, скинувши з плечей рутинні завдання, які забирають безліч часу та ресурсів. Зосередьтесь на важливому.