Трансформация “Kukuruza Production”: как CRM изменила работу с клиентами видеопродакшн студии?

В сфере, где каждый проект уникален и требует тщательного планирования, контроля и координации, CRM способна обеспечить структурированность бизнес-процессов, автоматизировать рутинные задачи и улучшить взаимодействие с клиентами.

Александра Куликова, CEO известной украинской видеопродакшн студии Kukuruza Production, поделилась с нами впечатлениями от внедрения CRM. Как это было? Давайте узнаем больше…

Александра Куликова, CEO, Kukuruza Production

• С чего началась история такой ныне известной украинской видеопродакшн студии?

В начале команда состояла всего лишь из трёх человек, которые занимались фрилансом. Однако со временем мы почувствовали, что настал момент двигаться дальше и создавать что-то более масштабное и амбициозное. Мы поставили себе цель сотрудничать с крупными брендами. Например, сейчас среди наших клиентов такие известные компании, как «Lenovo», «Нова Пошта» и другие. Раньше эти проекты казались недостижимыми, но мы упорно шли к своей цели, и в итоге нам всё удалось.

Одним из приоритетов также было развитие комьюнити. Наша деятельность развивалась в Харькове, где индустрия видеосъемки и реализация крупных проектов были менее развиты по сравнению с Киевом, и мы стремились это изменить. Мы организовали кинотворческий некоммерческий проект и воплотили множество социальных инициатив, и сейчас продолжаем активно работать над новыми социальными проектами.

2022 год стал для нас периодом полного перезапуска. Можно сказать, мы начали всё с нуля. Если раньше мы фокусировались на украинском рынке, реализуя крупные проекты для таких клиентов, как «EVA», «Rozetka», «Prom.ua» и других, то с тех пор мы изменили стратегию и вышли на западные рынки.

Сейчас успешно работаем в США, Европе, снимаем проекты в Италии, Польше, Великобритании, Франции. Мы гордимся тем, что не сдались, увеличились численно и увеличили оборот в четыре раза. Наши прогнозы указывают на ещё больший рост и развитие в будущем. Среди клиентов «Kukuruza Production» сейчас такие известные компании:

• Как вы поняли, что для дальнейшего развития компании нужно внедрить CRM-систему?

Знаете, как это, когда работаешь «на коленках», что-то делаешь в Excel. Мы использовали приложение Notion, которое позволяет создать условный «аналог» CRM, но с ограниченными возможностями. У нас уже была определённая база данных, и мы понимали важность автоматизации, но всегда было ощущение, что CRM – это долго, дорого, сложно и страшно. Это был своего рода барьер, через который нужно было переступить. Некоторое время мы «посидели» на таблицах, но когда понимаешь, что хочешь расти, масштабироваться и развивать отдел продаж, ты осознаёшь, что нужно собраться и всё внедрить.

• С какими трудностями вы столкнулись при внедрении CRM и как их преодолели?

Сначала самостоятельно искали оптимальное решение. Внедрили одну из CRM-систем, название которой сейчас не вспомню. Купили подписку на год, но использовали её только три месяца. Несмотря на все реализованные настройки, поняли, что это не для нас.

После этого продолжили поиски и протестировали NetHunt CRM, которая лучше соответствовала нашим требованиям. На одном из воркшопов мы познакомились с бизнес-аналитиком из CRMiUM, который поделился реальными кейсами о том, как эта система успешно работает в других компаниях. В общем, это можно было бы настроить самостоятельно или найти фрилансера, но тут вопрос времени и вашего внимания. Я всегда придерживаюсь принципа: «Зачем изобретать велосипед, если его можно купить?». CRMiUM представили нам очень релевантные кейсы, и это нас покорило.

Результаты настройки NetHunt CRM

Опыт работы делится бизнес-аналитик CRMiUM:

В компании Kukuruza Production уже была внедрена NetHunt CRM, но её функционал почти не использовался. Основная работа с потенциальными клиентами и проектами велась через приложение Notion, которое не имело удобного функционала для управления продажами. Поэтому перед CRMiUM стояла задача настроить CRM для управления процессом продаж: от генерации лидов до заключения сделки, а также последующей передачи проекта в Notion.

Основные настройки и интеграции, которые удалось реализовать:

• Реализована интеграция NetHunt CRM с приложением Notion, что обеспечивает:

— Автоматическое создание нового проекта в Notion при достижении сделкой определённого этапа, что сокращает время на ручной ввод данных и минимизирует возможность ошибок

— Синхронизацию комментариев из CRM-системы в Notion, что позволяет сохранять всю историю общения и важные заметки в одном месте, обеспечивая прозрачность и доступность информации для всех участников проекта

— Автоматическое добавление ссылки на проект в Notion в карточку сделки CRM-системы, что даёт быстрый доступ к данным

• Настроена интеграция NetHunt CRM с Finmap, благодаря чему можно создавать проекты и карты клиентов непосредственно через CRM-систему. Таким образом:

— Менеджеры не нуждаются в доступе к финансовому сервису

— Платежи автоматически отображаются в CRM, что позволяет менеджерам сразу видеть поступления платежей без необходимости обращаться в бухгалтерию

• Ранее менеджеры отслеживали платежи в Google Таблицах, и факт оплаты не фиксировался в CRM. Именно поэтому был создан модуль «Платежи» для учёта клиентских оплат, который позволяет отслеживать как прогнозируемые, так и фактически полученные суммы
• Для эффективного привлечения холодных клиентов была настроена интеграция с LinkedIn. Это позволило менеджерам отслеживать взаимодействие с потенциальными клиентами непосредственно в CRM, сокращая количество ручной работы и повышая точность обработки лидов
• Внедрена воронка продаж в модуле “Сделки”, что позволяет менеджерам вести сделки по установленному процессу, а руководству отслеживать текущие этапы работы с каждым клиентом

• Чтобы обеспечить более эффективное управление продажами, сократить количество ручной работы и повысить точность обработки лидов, создана специальная воронка в CRM

Таким образом, компания смогла оптимизировать бизнес-процессы и сосредоточиться на важных задачах, повышая общую эффективность и прибыльность.

Kukuruza Production — результаты и планы:

• Какова была реакция команды на обновление системы? Удалось ли быстро адаптироваться?

Я счастливый человек, потому что у меня есть команда, которая хорошо реагирует на новые внедрения. Мы всегда внедряли много нового, наша сфера деятельности требует постоянного развития. Иначе через несколько лет ты просто перестаёшь быть конкурентоспособным. Поэтому я радуюсь, что всё удалось.

Ещё одним важным фактором была поддержка практически 24/7 от команды CRMiUM. Было много мелких вопросов, которые быстро решались интегратором на постоянной основе.

Люди быстро восприняли изменения, и команда вздохнула с облегчением, ведь теперь исчезла эта суета между разными системами

Производство было в Notion, а продажи в CRM, поэтому их интеграция значительно улучшила наши процессы. Все вздохнули с облегчением и сказали: “Наконец-то мы можем сосредоточиться на более важных задачах и показателях”.

• Расскажите о влиянии CRM на компанию: изменения в работе и взаимодействии с клиентами?

Ещё много планов и доработок, к которым стоит вернуться. Что точно удалось, так это минимизировать риск потери клиентов. Сейчас у нас ничего не теряется, что положительно влияет на прибыльность и мотивацию команды. Это также даёт возможность более чётко мониторить эффективность менеджеров, что, безусловно, важно для руководителей.

И последнее, что мы ещё не полностью реализовали, – это сбор отзывов. А в целом, всё наконец структурировано, все чётко понимают свои задачи и что нужно делать.

• Какие дополнительные интеграции с другими программами или сервисами планируете?

В будущем мы планируем настроить передачу данных с маркетинга, чтобы отслеживать аналитику по продажам и рекламе. А также перейти к настройке отчётов по компании, как по продажам, так и по маркетингу.

• Что вы могли бы посоветовать компаниям, которые ещё колеблются по поводу внедрения CRM?

Во-первых, если у вашего бизнеса ещё нет CRM-системы и вы рассматриваете её внедрение с нуля, рекомендую владельцу сначала самостоятельно ознакомиться с решениями на рынке и обратиться за консультацией к экспертам. Затем стоит установить и протестировать те варианты, которые кажутся наиболее оптимальными. Наш собственный опыт показал, что обращение к интегратору является важным шагом, ведь он поможет понять все нюансы внедрения, а также может значительно упростить этот процесс.

Во-вторых, когда возникает потребность в дополнительных настройках или в миграции с одной системы на другую (что часто становится необходимостью из-за развития бизнеса и изменения его процессов), то лучше не оставаться на месте, а «рисковать» и идти навстречу изменениям. Для нас это было лучшим решением, поскольку теперь все процессы автоматизированы, и никакая информация не теряется.

Резюмируя:

Каждая компания имеет свои индивидуальные бизнес-процессы, «характер» команды, и, конечно же, уникальных клиентов. Внедрение CRM-системы должно учитывать все эти факторы. Многие допускают ошибку, полагаясь на внешние рекомендации при выборе CRM, не принимая во внимание свои собственные задачи. Однако важно провести детальный анализ потребностей именно вашего бизнеса, определить ключевые процессы, которые вы хотите автоматизировать, и понять, какие именно функции необходимы.

Как отметила Александра: «Зачем изобретать велосипед?». Воспользуйтесь профессиональной помощью команды CRMiUM— интегратора №1 в Украине. Оптимизируйте бизнес-процессы и, наконец, «вздохните» с облегчением, сбросив с плеч рутинные задачи, которые отнимают много времени и ресурсов. Сосредоточьтесь на важном.