Як швидко і правильно обрати систему автоматизації рекрутингу (ATS-систему) для IT-компанії

Підбір і налаштування системи автоматизації рекрутингу в IT-компанії – досить актуальне питання для багатьох, хто працює в цій сфері. На сьогодні це тренд, який розвивається стрімкими темпами та дозволяє ефективно оптимізувати процеси найму.

А оскільки найкращий спосіб розібратися в тематиці – дослідити думку реальних практиків, ми звернулися до експертів, які працюють з ATS та мають досвід підбору і впровадження подібної автоматизації. У кожного із них різний підхід до вибору системи, тому таке детальне дослідження цього питання дозволить поглянути на нього з різних точок зору, зважити всі за і проти та в результаті зробити правильний вибір.

Марта Шевченко, Head of Recruitment Department at inVerita

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

Спочатку, я б рекомендувала описати основну проблему, з якою стикається рекрутинг у компанії, та висвітлити ціль впровадження ATS. Чітке розуміння того, що саме ви прагнете отримати від системи, дасть змогу предметно підійти до вибору ATS, враховуючи запити вашої компанії.

В першу чергу, необхідно прописати процеси, які ви плануєте оптимізувати. Слід почати з того, які саме задачі і завдання ви хочете вирішити за допомогою автоматизації процесів рекрутингу. 

Взагалі, хайринг процес, навіть глобально, можна описати як у трьох пунктах, так і на сто сторінок. Але чим детальніше ви пропишете процеси, тим зрозуміліше буде, що саме можна автоматизувати, і скільки зусиль та коштів це вимагатиме.

Також, при підборі системи автоматизації рекрутингу слід чітко враховувати, скільки людей у вас є зараз і на яку кількість людей ви плануєте (чи не плануєте) рости далі. 

Особисто для мене у такому софті була важлива наявність функціоналу для створення кастомізованого пайплайну кандидатів на кожну вакансію та його візуалізація по кожному з етапів хайринг процесу. Це дає можливість бачити, на якому етапі яка вакансія і прогнозувати її закриття та ризики по вакансії..

Другий пункт, на який я б звернула увагу при виборі ATS – наявність глибинної інтеграції з джерелами пошуку і job-сайтами. Чим крутіша (буквально в декілька кліків і за пару секунд) інтеграція, тим менше часу рекрутер буде приділяти на заповнення всіх можливих даних, полів, фільтрів, і відповідно більше часу залишиться для якісної взаємодії з кандидатом та швидкого результату.

Третій важливий пункт, якщо казати про найнеобхідніше при підборі ATS – це співвідношення ціни та якості. Як правило, чим більше можна автоматизувати, тим дорожче вийде система. Але, знову ж таки, слід відштовхуватись від своїх потреб.

І останнє, на що рекомендую звертати увагу – наявність грамотного функціоналу для ведення аналітики. Без аналітики буде складно пропрацьовувати труднощі, які можуть виникати в рекрутингу, працювати з КРІ та розуміти прогнози по найму на ту чи іншу вакансію.

Якщо система закриває більшість (або найбільш необхідні процеси), є доцільність розглядати її до впровадження.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для рекрутингу людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему?

Я б керувалась тут декількома факторами: кількість вакансій в роботі (тобто, скільки людей компанія наймає і планує наймати), рівень самої компанії, а також кількість рекрутерів в команді.

Наприклад, коли рекрутер працює з одним стеком і шукає кандидатів одного напряму (наприклад, компанія шукає тільки Python розробників) – то це одна вибірка кандидатів. Якщо ж компанія наймає людей різного стеку (QA, DevOps, JS, Python etc), то тут вже інша вибірка та фільтрація.

На мою думку, команда ще якось може працювати у таблицях (в ексельках) десь до трьох рекрутерів у штаті. Коли кількість рекрутерів стає більшою або вже є значно більшою, слід переходити до пошуку і підбору ATS.

1.3. Як продати власнику бізнеса необхідність такої автоматизації?

Дуже залежить від того, наскільки власники дотичні до хайринг процесу. У нашому випадку залученість керівництва була високою, тому ми не мали з цим проблем. 

Але якби переді мною стояло таке завдання, я б акцентувалась на цифрах. 

Скільки часу триває хайринг процес (від моменту відкриття вакансії до виходу працівника в компанію). Чи може наявність ATS його пришвидшити? Скільки часу займає пошук? Скільки рекрутер встигає опрацювати кандидатів за день? Скільки часу зекономить наявність ATS при роботі з кандидатами?

Наприклад, за 8 робочих годин рекрутер встигає опрацювати  N-у кількість кандидатів. В опрацювання також входить внесення вручну усієї інформації про кандидата (контакти, CV, профіль, ЗП, стек, левел, роки досвіду, ключові нюанси тощо) – припустимо 10 хв на 1 людину. З ATS це робиться в 1-2 кліки та менше ніж за 1 хв. Що дозволяє опрацьовувати більшу кількість кандидатів в той самий час.

Інша цифра, якою варто оперувати – перформанс команди та прогрес вакансії. 

Наприклад, маючи ATS керівник може бачити, як в рекрутера йде рух по вакансіях на кожному з етапів. Буває таке, що на одній вакансії кандидат активно йде з етапу на етап (кожен день просувається по процесу), а на іншій – кандидат тримається 5 днів на етапі комунікації. Це дозволяє підсвічувати блокери під час роботи з вакансією і, відповідно, швидко їх усувати та ефективніше наймати. В таблиці вручну досить складно та довго контролювати такі ситуації.

Цифри – це важливо при аргументації доцільності ATS. Самому рекрутеру або керівнику відділу необхідно чітко усвідомлювати, навіщо ця система тобі саме зараз та як вона допоможе підвищити ефективність рекрутингу в компанії.

Я вирахувала, що моя команда витрачає більше часу на ексельки та мануальну роботу з ними. Цей час можна і треба приділити роботі з кандидатами, тож в плані впровадження ATS у нас не було проблем.

Агнешка Стох, Recruitment and Adaptation Team Lead at Maklai

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

В першу чергу потрібно розуміти, які є запити. В цілому в різних компаніях задачі можуть бути різними. Деякі поєднують HR задачі та рекрутинг в одній системі, тому й ATS використовують різні. Це дуже добре, що в HR ком’юніті це досить популярна тема, та можна дізнатися багато фідбеків від HR/рекрутерів різних компаній. 

Якби у мене зараз стояла задача вибрати автоматизовану систему рекрутингу, я б звернула увагу на:

1. Задачі і цілі, які ми ставимо перед ATS. Наприклад, моя основна ціль – підібрати систему чисто під рекрутинг, щоб більшість процесів можна було автоматизувати та створювати внутрішню базу з кандидатів в резерв.
2. Наявність адекватної інтеграції з job-сайтами і швидкість (якість) парсингу резюме. Швидкість роботи рекрутера дуже залежить від таких інтеграцій, і це для мене дійсно важливо.
3. Простоту і інтуїтивну зрозумілість інтерфейсу ATS. Потрібно, щоб система була зрозумілою і простою у використанні.
4. Можливість налаштування аналітики. Це великий плюс, якщо можна налаштувати зрозумілу аналітику та інтегрувати її окремо під кожну вакансію. 

Далі, я б просто гуглила (плюс, гарно працюють публікації у спеціалізованих комьюніті) і брала б тріальні чи демо-версії, щоб пощупати продукт і автоматизацію потрібних мені процесів самостійно, руками.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для рекрутингу людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему?

Користуватись таблицями для ведення рекрутингу це досить складно та хаотично. Але тут я б зробила поправку про тип вакансій.

Якщо в тебе вакансія, умовно одна в рік, наприклад оператора кол-центру і потрібно найняти багато людей з однаковим профілем ти, мабуть, можеш вести їх таблицях. Якщо ти займаєшся рекрутингом різних вакансій, тим паче в IT, то це дуже складно.

Тому, думаю, вже від 5-7 різних вакансій точно потрібно задуматися про ATS.

1.3. Як продати власнику бізнеса необхідність такої автоматизації?

Зі стейкхолдерами потрібно розмовляти виходячи з потреб бізнесу. Це не завжди легко – переконати виділити бюджет під HR софт, тому потрібна сталева аргументація, бажано в цифрах. 

Наприклад, показати наскільки автоматизація процесу рекрутингу може зекономити час як рекрутеру, так і Hiring Manager, як створена база резерву з кандидатів набагато швидше закриє критичну вакансію або наскільки прозорішою та відкритішою стане аналітика, за допомогою якої можна буде знаходити вузькі місця в процесі рекрутингу та одразу їх виправляти, тим самим роблячи процес рекрутингу якіснішим та швидшим, що економить витрати на найм.  

В цілому якщо певна платформа може показати необхідну для стейкхолдера інформацію за декілька секунд, це вже є великою перевагою.  

Як на мене, це найдієвіший спосіб продати стейкхолдеру необхідність такого софту.

  Юлія Одинцова, Head of Recruitment в Academy Smart

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

Очевидно, що у кожної компанії (навіть кожного керівника) є свої унікальні процеси, тому тут не буде універсального списку тих процесів, які треба автоматизувати.

Але як на мою особисту думку, при пошуку автоматизованої системи рекрутингу я б врахувала наступні фактори та критерії:

1. Інтеграції з job-сайтами і LinkedIn
2. Інтеграція з календарем
3. Публікація вакансії прямо з системи
4. Можливість розмежування ролей і доступів для різних учасників команди
5. Статистика, аналітика і звітність, по відділу або по окремому рекрутеру
6. Наявність воронки рекрутингу по вакансії
7. Можливість додати хайринг менеджера до “своїх” вакансій
8. Наявність масових розсилок по статусу (senior або middle, або по мові програмування тощо)
9. Тестування кандидатів прямо в системі (особливо корисно для junior-позицій)
10. Співвідношення ціни та якості

Зрозуміло, що є пункти, з відсутністю яких можна змиритись, а є те, без чого неможливо працювати.

Якби мені треба було зараз шукати систему, я користувалася б всіма доступними схемами пошуку. Від банального гугла і підказок колег щодо софту, до професійних комьюніті, у яких обмінюються досвідом впровадження подібних систем.

Я б зібрала максимальну кількість інформації про системи, їх різновиди і практичні нюанси застосування, а вже потім приймала би рішення.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для рекрутингу людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему?

На мою думку, тут все залежить від професійного рівня. Спочатку, в нас в команді було всього два рекрутери, ми працювали в таблицях і це якось вдавалось.

Якщо вакансії однотипові або їх небагато, то ще до трьох рекрутерів, мабуть, можна працювати в таблицях.

Якщо вакансії, їх напрямок і технології складні, або їх багато, то це вже дзвіночок до того, що потрібно дивитись в напрямку автоматизації процесів.

1.3. Як продати власнику бізнеса необхідність такої автоматизації?

Мені пощастило, в мене дуже гарний керівник (сміється).

Я взагалі була першим рекрутером в компанії, тому питань не було. Ми користувались продуктами Zoho, але через відсутність адекватної інтеграції з job-сайтами, ми змінили систему без будь-яких проблем.

 Ніна Семенова, Head of Talent Acquisition at Devox Software

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

Особисто для мене, завжди важлива швидкість роботи. Коли я сама займалась активним пошуком кандидатів, мені була важлива наявність максимально вільної інтеграції софту для рекрутингу і job-сайтів. Для цього дуже зручно, коли прямо з браузера можна викачувати і закачувати резюме. 

Все, що можливо автоматизувати, треба автоматизовувати.

Тому, інтеграції софту через браузер кратно пришвидшує роботу, і при виборі системи автоматизації рекрутингу я б у першу чергу звертала увагу на наявність таких інтеграцій. 

Основна проблема таких розширень для браузера у тому, що вони або складні, або працюють некоректно. Досить рідко такі інтеграції бувають дійсно робочими або такими, які працюють адекватно. 

Друге, на що треба звертати увагу при виборі системи – це можливість максимальної кастомізації софту під процеси компанії. Треба виділити процеси, які ви хочете автоматизувати і підбирати під них систему, а не навпаки, під систему підганяти процеси.

Третій параметр, за яким я б обирала автоматизовану систему рекрутингу: система повинна бути інтуїтивно зрозумілою до використання, тобто мати гарний UX/UI. На мою думку, інтуїтивна зрозумілість – один з ключових факторів при виборі подібного софту.

Четвертий пункт – українські продукти. Особливо зараз, дуже хочеться підтримувати і користуватись саме вітчизняними розробками. Так, зрозуміло, що не всі українські продукти є бездоганними, але якщо є вибір, я б зупинила його саме на наших продуктах.

Ну й останнє, п’яте – це наявність адекватної та повноцінної аналітики. Я дуже люблю цифри і розмовляю з CEO або топменеджментом з позиції цифр. Якщо система рекрутингу персоналу не дозволяє адекватно фіксувати, а потім і аналізувати цифри, то я б від такої системи відмовилась.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для рекрутингу людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему?

На мою особисту думку, автоматизувати процеси рекрутингу треба вже з першої вакансії. Я, як людина-аналітик, не знаю, як впоратись з простими процесами в таблицях. Можливо, це якось і можна організувати, однак я не бачу в цьому доцільності.

У своїй компанії, ми орієнтуємось на швидкість та якість роботи. Рекрутинг у гугл таблицях – це ніяк ні про швидкість, ні про якість.

1.3. Як продати власнику бізнеса необхідність автоматизації рекрутингових процесів?

Якби у мене стояла така задача, я б порахувала фактичний час, який ми у команді витрачаємо на виконання тих чи інших завдань, вирахувала (хоча б орієнтовно) час рекрутерів, який вони витрачають на процеси, особливо типові.

Економія часу рекрутера – шлях до нових можливостей, бо рекрутер може присвятити вивільнений час на спілкування з кандидатами.

Повторюсь, я дуже люблю цифри, тому продавала б власникам необхідність автоматизації процесів рекрутингу саме через конкретику.

Юлія Дробот, Talent Acquisition Lead at Roosh

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

Перше, на що я б звернула увагу – це потреби самої компанії та кількість рекрутерів у штаті. 

Відштовхуватись у виборі автоматизації рекрутингових процесів слід саме від цих двох, основних факторів.

Спочатку, треба проаналізувати, а згодом і прописати процеси, які ми хочемо автоматизувати. Особисто я робила порівняльні таблиці для вибору, де з однієї сторони були прописані потреби, а з іншої я проставляла відмітки щодо конкретних систем, чи можуть вони закрити та автоматизувати наші процеси, чи ні. 

Наведу приклад зі своєї практики.

В одному з проєктів мені знадобилась АТS, яка б відповідала певним критеріям. На той час, мені особливо важливо було автоматизувати процеси листувань з кандидатами та фідбеки, відправки опитувальників і інтеграція зі Slack.

З іншого боку, ми могли миритись з відсутністю прямої інтеграції з LinkedIn. Було б добре, якби була, але ж ідеальних систем немає. Тому, я виділила процеси, без наявності автоматизації яких мені не цікаво розглядати конкретну АТS, та процеси, наявність автоматизації яких була б бажаною, але не критичною. 

Я обрала декілька ATS, які закривали мої потреби і паралельно збирала рекомендації у колег. Потім можна брати демоверсії або тріали у вендорів та інтеграторів ATS і вивчати їх на практиці, буквально “руками”.

Таким чином, ми зробили свій вибір. 

Ну і останнє, але також важливе питання – це співвідношення ціни за налаштування і використання ATS щодо тих процесів, які вона повинна закривати у конкретній компанії.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для рекрутингу людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему?

Я починала свою кар’єру у рекрутингу саме з таблиць, але це було не тільки незручно, а ще й неефективно. Багато часу рекрутера втрачається на типові процеси, які можна і треба автоматизувати.

На мою думку, все залежить від того, наскільки у вас активний рекрутинг взагалі. Якщо у вас працює один HR Generalist, який закриває одну вакансію в квартал, то можливо, що він може вести це у таблицях.

Але якщо у вас активний рекрутинг і багато рекрутерів, кожен з яких веде по 5-10 вакансій на місяць, автоматизація цих процесів вже повинна бути. В такому випадку ATS треба шукати і імплементувати у процеси компанії якомога швидше.

1.3. Як продати власнику бізнеса необхідність такої автоматизації?

У мене такий досвід був двічі в житті. Перший раз все закінчилось не досить вдало. Власника цікавив лише прямий прибуток, я намагалась вирахувати у цифрах, як і нас скільки така система автоматизації може економити час. 

Я тоді ментально продавала ту історію власнику, але ATS налаштували через декілька місяців після того, як я покинула компанію. 

У другому випадку, власник бізнесу робив акцент саме на якості внутрішніх процесів, тож тут було важко “не продати”. Але, знов таки, тут я також рахувала економію часу на ті чи інші процеси. 

Василина Капецяк, Recruitment Lead at 𝐝𝐞𝐯𝐬𝐩𝐢𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі системи рекрутингу персоналу для IT-компанії? Якщо б сьогодні була потреба у впровадженні такої системи, як би ви її обирали?

В першу чергу, коли вже доходить до справи (ви вже виконали всі можливі дослідження, протестили всі демо, провели переговори зі всіма сторонами і нарешті схилились до однієї опції, готові підписати контракт), важливо розуміти, наскільки легка міграція буде з попередньої ATS чи таблиць, наскільки автоматизовані процеси міграції, наскільки підтримка готова підійти кастомно до вашої ситуації та допомагати, який час доступний саппорт для вас, які години, на який період виділений індивідуальний консультант (якщо такий є) для вашої адаптації.

Крім того, для нас були важливі інтеграції з поштою, календарем, zoom, Linkedin, job-бордами і т.д.

Також, важливою складовою були різна аналітика та звіти, до прикладу – time to hire, cost per hire, response ratio, і т.д. Поза цим, також було багато дрібних потреб, які б дозволяли автоматизовувати мануальну роботу, наприклад автоматизувати scorecard, налаштовувати різні темплейти, mass mailing тощо.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

В цьому питанні буду радикальною, чим швидше, тим краще. Якщо в команді більше ніж 1 людина і ви закриваєте більше ніж 1 вакансію на квартал, то варто переходити, це вивільнить час працівникам на мануальну роботу, тим самим, якісно підсилить команду без його штатного розширення, та дозволить вам бачити ширшу картину та результат, бачити аналітику, прогнозувати та шукати вузькі зони.

  Оксана Макарова, Recruit at MWDN

1.1. На що, у першу чергу, рекомендуєте звернути увагу при виборі рекрутингової системи менеджменту персоналу для IT-компанії?

Якщо дуже спростити кроки, то я б зробила наступним чином:

1. Спочатку, провела б самостійний ресерч ринку такого софту. На цьому етапі, можна відсіяти системи, які вам точно не підійдуть, та виділити ті, які можливі до використання у вашій компанії. Ринок софту постійно змінюється, тож краще спочатку самостійно пошукати прийнятні варіанти.
2. Потім, можна спробувати тріальні версії тих продуктів, які вам сподобались і базово підійшли. Задача цього етапу – впевнитися, що у софта присутній той самий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, і всім учасникам процесу буде зручно використовувати це програмне забезпечення. Це треба робити з розумінням, які люди (і які ролі у цих людей) будуть працювати в системі. Це важливо.
3. Прорахувати і визначити, наскільки ціна ліцензій та (або) налаштувань системи відповідає вашому бюджету і спробувати прикинути всі вигоди.

1.2. На вашу особисту думку, від якої кількості людей в IT-компанії вже неможливо користуватись гугл таблицями для найму і адаптації людей і на часі переходити саме на автоматизовану систему менеджменту персоналу?

Від чотирьох людей! (сміється)

Зараз, наша внутрішня команда налічує 7 ресерчерів та 5 рекрутерів. І це вже забагато для ведення рекрутингу у Google-таблицях. Це банально неможливо контролювати, що створює хаос у процесах.

Тож, якщо ви маєте таку можливість, автоматизувати процеси рекрутингу треба якнайшвидше. 

Підсумуємо

Різні точки зору на питання автоматизації допоможуть кожному зробити власні висновки, проте є декілька важливих речей, які точно треба врахувати при виборі системи рекрутингу для IT-компанії:

1. Пам‘ятайте, що компаній з повністю однаковими рекрутинговими процесами навіть у вашій сфері не буває.
   Інколи здається, що якщо компанії з однієї сфери (наприклад, IT), то і рекрутингові процеси мають бути якщо не зовсім ідентичними, то хоча б дуже схожими. Проте це – оманлива думка. Не полінуйтесь оцифрувати те, що необхідно автоматизувати саме у вашій компанії в конкретний момент часу, але з урахуванням перспективи наступного розширення.
2. Обирайте систему ATS під власні рекрутингові процеси, а не підлаштовуйте процеси під систему.
   Якщо з самого початку вибрати систему, яка не задовольняє саме ваші задачі і процеси, ви будете підлаштовувати свої процеси під систему, а не навпаки.
   Правильний варіант – це коли система налаштовується під конкретні процеси. Враховуйте це ще до початку підбору ATS для бізнесу.
3. Сім разів відміряй – один раз відріж.
   Ринок ATS досить різноманітний, тож логічним буде спершу дослідити максимальну кількість варіантів, які підходять під ваші процеси, а вже потім приймати рішення.

Не поспішайте купувати перше, що знайшли. Помилки при підборі ATS можуть коштувати дуже дорого.

Правильність вибору системи ATS – це вже 50% успіху при впровадженні.

Успішних вам впроваджень!