Как быстро и правильно выбрать систему автоматизации рекрутинга (ATS-систему) для IT-компании

Подбор и настройка системы автоматизации рекрутинга в IT-компании – достаточно актуальный вопрос для многих работающих в этой сфере. На сегодняшний день это тренд, который развивается стремительными темпами и позволяет эффективно оптимизировать процессы найма.

А поскольку лучший способ разобраться в тематике – исследовать мнение реальных практиков, мы обратились к экспертам, работающим с ATS, имеющим опыт подбора и внедрения подобной автоматизации. У каждого из них разный подход к выбору системы, поэтому такое детальное исследование этого вопроса позволит взглянуть на него с разных точек зрения, взвесить все за и против и в результате сделать правильный выбор.

Марта Шевченко, Head of Recruitment Department at inVerita

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

В первую очередь, я бы рекомендовала описать основную проблему, с которой сталкивается рекрутинг в компании, и осветить цель внедрения ATS. Четкое понимание того, что вы хотите получить от системы, позволит предметно подойти к выбору ATS, учитывая запросы вашей компании.

В первую очередь необходимо прописать процессы, которые вы планируете оптимизировать. Следует начать с того, какие именно задачи и задачи вы хотите решить с помощью автоматизации процессов рекрутинга.

Вообще хайринг процесс, даже глобально, можно описать как в трех пунктах, так и на сто страниц. Но чем подробнее вы пропишете процессы, тем понятнее будет, что именно можно автоматизировать, и сколько усилий и средств это потребует.

Также, при подборе системы автоматизации рекрутинга следует четко учитывать, сколько людей у вас сейчас и на какое количество людей вы планируете (или не планируете) расти дальше.

Лично для меня в таком софте было важно наличие функционала для создания кастомизированного пайплайна кандидатов на каждую вакансию и его визуализация по каждому из этапов хайринг процесса. Это дает возможность видеть, на каком этапе какая вакансия и прогнозировать ее закрытие и риски по вакансии.

Второй пункт, на который я обратила бы внимание при выборе ATS – наличие глубинной интеграции с источниками поиска и job-сайтами. Чем круче (буквально в несколько кликов и за пару секунд) интеграция, тем меньше времени рекрутер будет уделять на заполнение всех возможных данных, полей, фильтров и соответственно больше времени останется для качественного взаимодействия с кандидатом и быстрого результата.

Третий важный пункт, если говорить о самом необходимом при подборе ATS – это соотношение цены и качества. Как правило, чем больше можно автоматизировать, тем дороже получится система. Но опять же следует отталкиваться от своих потребностей.

И последнее, на что советую обращать внимание – наличие грамотного функционала для ведения аналитики. Без аналитики будет сложно прорабатывать трудности, которые могут возникать в рекрутинге, работать с КРИ и понимать прогнозы по найму на ту или иную вакансию.

Если система закрывает большуя часть (либо более нужные процессы), есть целесообразность разглядывать ее до внедрения.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для рекрутинга людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему?

Я бы руководствовалась здесь несколькими факторами: количество вакансий в работе (т.е. сколько людей компания нанимает и планирует нанимать), уровень самой компании, а также количество рекрутеров в команде.

Например, когда рекрутер работает с одним стеком и ищет кандидатов одного направления (например, компания ищет только Python разработчиков) – это одна выборка кандидатов. Если компания нанимает людей разного стека (QA, DevOps, JS, Python etc), то тут уже другая выборка и фильтрация.

По-моему, команда еще как-то может работать в таблицах (в эксельках) где-то до трех рекрутеров в штате. Когда количество рекрутеров становится больше или уже значительно больше, следует переходить к поиску и подбору ATS.

1.3. Как продать владельцу бизнеса необходимость такой автоматизации?

Очень зависит от того, насколько владельцы причастны к хайрингу процесса. В нашем случае вовлеченность руководства была высокой, поэтому у нас не было с этим проблем.

Но если бы передо мной стояла такая задача, я акцентировалась бы на цифрах.

Сколько времени длится хайринг процесс (с момента открытия вакансии до выхода работника в компанию). Может ли наличие ATS его ускорить? Сколько времени занимает поиск? Сколько рекрутер успевает проработать кандидатов в день? Сколько времени сэкономит наличие ATS при работе с кандидатами?

Например, за 8 рабочих часов рекрутер успевает проработать N-е количество кандидатов. В обработку также входит внесение вручную всей информации о кандидате (контакты, CV, профиль, ЗП, стек, левел, годы опыта, ключевые нюансы и т.п.) – допустим 10 мин на 1 человека. С ATS это делается в 1-2 клика и менее чем через 1 мин. Что позволяет прорабатывать большее количество кандидатов в то же время.

Другая цифра, которой следует оперировать – перформанс команды и прогресс вакансии.

Например, имея ATS руководитель может видеть, как у рекрутера идет движение по вакансиям на каждом из этапов. Бывает, что на одной вакансии кандидат активно идет с этапа на этап (каждый день продвигается по процессу), а на другой – кандидат держится 5 дней на этапе коммуникации. Это позволяет подсвечивать блокеры при работе с вакансией и, соответственно, быстро их устранять и эффективнее нанимать. В таблице вручную достаточно сложно и долго контролировать подобные ситуации.

Цифры – это принципиально при аргументации целесообразности ATS. Самому рекрутеру или руководителю отдела необходимо четко отдавать себе отчет, зачем эта система тебе именно сейчас и как она поможет повысить эффективность рекрутинга в компании.

Я вычислила, что моя команда тратит больше времени на эксельки и мануальную работу с ними. Это время можно и нужно уделить работе с кандидатами, так что в плане внедрения ATS у нас не было проблем.

 Агнешка Стох, Recruitment and Adaptation Team Lead at Maklai

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

В первую очередь следует понимать, какие есть запросы. В целом в разных компаниях задачи могут быть разными. Некоторые совмещают HR задачи и рекрутинг в одной системе, поэтому и ATS используют разные. Это очень хорошо, что в HR комьюнити это довольно популярная тема, и можно узнать многие фидбеки от HR/рекрутеров разных компаний.

Если бы у меня сейчас стояла задача выбрать автоматизированную систему рекрутинга, я обратила бы внимание на:

1. Задачи и цели, которые мы ставим перед ATS. Например, моя основная цель – подобрать систему под рекрутинг, чтобы большинство процессов можно было автоматизировать и создавать внутреннюю базу из кандидатов в резерв.
2. Наличие адекватной интеграции с job-сайтами и быстрота (качество) парсинга резюме. Скорость работы рекрутера очень зависит от таких интеграций и это для меня действительно важно.
3. Простоту и интуитивную понятность ATS интерфейса. Нужно, чтобы система была понятна и проста в использовании.
4. Возможность настройки аналитики. Это большой плюс, если можно настроить понятную аналитику и интегрировать ее по отдельности под каждую вакансию.

Далее, я бы просто гуглила (плюс, хорошо работают публикации в специализированных комьюнити) и брала бы триальные или демо-версии, чтобы пощупать продукт и автоматизацию нужных мне процессов самостоятельно, руками.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для рекрутинга людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему?

Пользоваться таблицами для ведения рекрутинга достаточно сложно и хаотично. Но здесь я бы сделала поправку о типе вакансий.

Если у тебя вакансия, условно одна в год, например оператора колл-центра и нужно нанять много людей с одинаковым профилем ты, пожалуй, можешь вести их в таблицах. Если ты занимаешься рекрутингом разных вакансий, тем более в IT, это очень сложно.

Поэтому, думаю, уже от 5-7 разных вакансий точно нужно задуматься об ATS.

1.3. Как продать владельцу бизнеса необходимость такой автоматизации?

Со стейкхолдерами нужно разговаривать исходя из нужд бизнеса. Это не всегда легко – убедить выделить бюджет под HR софт, поэтому требуется стальная аргументация, желательно в цифрах.

Например, показать, насколько автоматизация процесса рекрутинга может сэкономить время как рекрутеру, так и Hiring Manager, как созданная база резерва из кандидатов гораздо быстрее закроет критическую вакансию или насколько прозрачнее и более открытой станет аналитика, с помощью которой можно будет находить узкие места в процессе рекрутинга и сразу. их исправлять, тем самым делая процесс рекрутинга более качественным и быстрым, что экономит расходы по найму.

В целом, если определенная платформа может показать необходимую для стейкхолдера информацию за несколько секунд, это уже является большим преимуществом.

По-моему, это самый действенный способ продать стейкхолдеру необходимость такого софта.

 Юлия Одинцова, Head of Recruitment в Academy Smart

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

Очевидно, что у каждой компании (даже каждого руководителя) есть свои уникальные процессы, поэтому здесь не будет универсального списка тех процессов, которые нужно автоматизировать.

Но по моему личному мнению, при поиске автоматизированной системы рекрутинга я бы учла следующие факторы и критерии:

1. Интеграции с job-сайтами и LinkedIn
2. Интеграция с календарем
3. Публикация вакансии прямо с системы
4. Возможность разграничения ролей и доступов для разных участников команды
5. Статистика, аналитика и отчетность, по отделу или по отдельному рекрутеру
6. Наличие воронки рекрутинга по вакансии
7. Возможность добавить хайринг менеджера к «своим» вакансиям
8. Наличие массовых рассылок по статусу (senior или middle, или по языку программирования)
9. Тестирование кандидатов прямо в системе (особенно полезно для junior-позиций)
10. Соотношение цены и качества

Понятно, что есть пункты, без которых можно смириться, а есть то, без чего невозможно работать.

Если бы мне нужно было сейчас искать систему, я бы пользовалась всеми доступными схемами поиска. От банального гугла и подсказок коллег по софту, к профессиональным комьюнити, в которых обмениваются опытом внедрения подобных систем.

Я бы собрала максимальное количество информации о системах, их разновидностях и практических нюансах применения, а уже потом принимала бы решение.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для рекрутинга людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему?

По-моему, здесь все зависит от профессионального уровня. Сначала, у нас в команде было всего два рекрутера, мы работали в таблицах и это как-то удавалось.

Если вакансии однотипные или их немного, то еще до трех рекрутеров можно работать в таблицах.

Если вакансии, их направление и технологии сложны или их много, то это уже колокольчик к тому, что нужно смотреть в направлении автоматизации процессов.

1.3. Как продать владельцу бизнеса необходимость такой автоматизации?

Мне повезло, у меня очень хороший руководитель (смеется).

Я вообще была первым рекрутером в компании, потому вопросов не было. Мы пользовались продуктами Zoho, но из-за отсутствия адекватной интеграции с job-сайтами мы изменили систему без каких-либо проблем.

 Нина Семенова, Head of Talent Acquisition at Devox Software

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

Лично для меня всегда важна скорость работы. Когда я сама занималась активным поиском кандидатов, мне важно наличие максимально свободной интеграции софта для рекрутинга и job-сайтов. Для этого очень удобно, когда прямо из браузера можно скачивать и скачивать резюме.

Все, что можно автоматизировать, нужно автоматизировать.

Поэтому, интеграция софта через браузер кратно ускоряет работу, и при выборе системы автоматизации рекрутинга я бы в первую очередь обращала внимание на наличие таких интеграций.

Основная проблема таких расширений для браузера состоит в том, что они либо сложны, либо работают некорректно. Довольно редко такие интеграции бывают действительно рабочими или работающими адекватно.

Второе, на что следует обращать внимание при выборе системы – это возможность максимальной кастомизации софта под процессы компании. Следует выделить процессы, которые вы хотите автоматизировать и подбирать под них систему, а не наоборот, под систему подгонять процессы.

Третий параметр, по которому я выбирала бы автоматизированную систему рекрутинга: система должна быть интуитивно понятной к использованию, то есть иметь хороший UX/UI. На мой взгляд, интуитивная понятность – один из ключевых факторов при выборе подобного софта.

Четвертый пункт – украинские продукты. Особенно сейчас очень хочется поддерживать и пользоваться именно отечественными разработками. Да, понятно, что не все украинские продукты безупречны, но если есть выбор, я бы остановила его именно на наших продуктах.

Ну и последнее, пятое – это наличие адекватной и полноценной аналитики. Я очень люблю цифры и разговариваю с CEO или топ-менеджментом с позиции цифр. Если система рекрутинга персонала не позволяет адекватно фиксировать, а затем анализировать цифры, то я бы от такой системы отказалась.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для рекрутинга людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему?

По моему личному мнению, автоматизировать процессы рекрутинга нужно уже с первой вакансии. Я как человек-аналитик не знаю, как справиться с простыми процессами в таблицах. Возможно, это как-то можно организовать, однако я не вижу в этом целесообразности.

В своей компании мы ориентируемся на скорость и качество работы. Рекрутинг в гугл таблицах – это никак ни о скорости, ни о качестве.

1.3. Как продать владельцу бизнеса необходимость автоматизации рекрутинговых процессов?

Если бы у меня стояла такая задача, я бы посчитала фактическое время, которое мы в команде тратим на выполнение тех или иных задач, вычислила (хотя бы ориентировочно) время рекрутеров, которое они тратят на процессы, особенно типичные.

Экономия времени рекрутера – путь к новым возможностям, потому что рекрутер может посвятить освободившееся время на общение с кандидатами.

Повторюсь, я очень люблю цифры, поэтому продавала владельцам необходимость автоматизации процессов рекрутинга именно через конкретику.

Юлия Дробот, Talent Acquisition Lead at Roosh

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

Первое, на что я обратила бы внимание – это потребности самой компании и количество рекрутеров в штате.

Отталкиваться в выборе автоматизации рекрутинговых процессов следует именно от этих двух основных факторов.

Сначала нужно проанализировать, а впоследствии и прописать процессы, которые мы хотим автоматизировать. Лично я делала сравнительные таблицы для выбора, где с одной стороны были прописаны потребности, а с другой я проставляла отметки по конкретным системам, могут ли они закрыть и автоматизировать наши процессы или нет.

Приведу пример из своей практики.

В одном из проектов мне понадобилась ATS, которая отвечала бы определенным критериям. В то время мне особенно важно было автоматизировать процессы переписок с кандидатами и фидбеками, отправки опросников и интеграция со Slack.

С другой стороны, мы могли мириться с отсутствием прямой интеграции с LinkedIn. Было бы хорошо, если бы была, но идеальных систем нет. Поэтому я выделила процессы, без наличия автоматизации которых мне не интересно рассматривать конкретную ATS, и процессы, наличие автоматизации которых было бы желательным, но не критическим.

Я выбрала несколько ATS, которые закрывали мои потребности и параллельно собирали рекомендации у коллег. Затем можно брать демоверсии или триалы у вендоров и интеграторов ATS и изучать их на практике, буквально «руками».

Таким образом мы сделали свой выбор.

Ну и последний, но также важный вопрос – это соотношение цены за настройку и использование ATS по поводу тех процессов, которые она должна закрывать в конкретной компании.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для рекрутинга людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему?

Я начинала свою карьеру в рекрутинге именно с таблиц, но это было не только неудобно, но и неэффективно. Много времени рекрутера уходит на типичные процессы, которые можно и нужно автоматизировать.

На мой взгляд, все зависит от того, насколько у вас активный рекрутинг вообще. Если у вас работает один HR Generalist, закрывающий одну вакансию в квартал, то возможно, что он может вести это в таблицах.

Но если у вас активный рекрутинг и многие рекрутеры, каждый из которых ведет по 5-10 вакансий в месяц, автоматизация этих процессов уже должна быть. В таком случае ATS нужно искать и имплементировать в процессы компании как можно скорее.

1.3. Как продать владельцу бизнеса необходимость такой автоматизации?

У меня такой опыт был дважды в жизни. Первый раз все кончилось недостаточно удачно. Владельца интересовал только прямую прибыль, я пыталась вычислить в цифрах, как и нас, сколько такая система автоматизации может экономить время.

Я тогда ментально продавала эту историю владельцу, но ATS настроили через несколько месяцев после того, как я покинула компанию.

Во втором случае, владелец бизнеса делал акцент именно на качестве внутренних процессов, так что здесь было трудно «не продать». Но, опять же, здесь я тоже считала экономию времени на те или иные процессы.

Василина Капецяк, Recruitment Lead at 𝐝𝐞𝐯𝐬𝐩𝐢𝐫𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

1.1. На что, прежде всего, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга персонала для IT-компании? Если бы сегодня была необходимость внедрения такой системы, как бы вы ее выбирали?

В первую очередь, когда уже доходит до дела (вы уже выполнили все возможные исследования, протестовали все демо, провели переговоры со всеми сторонами и наконец-то склонились к одной опции, готовы подписать контракт), важно понимать, насколько легкая миграция будет из предыдущей ATS или таблиц , насколько автоматизированы процессы миграции, насколько поддержка готова подойти кастомно к вашей ситуации и помогать, какое время доступно саппорту для вас, какие часы, на какой период выделен индивидуальный консультант (если такой есть) для вашей адаптации.

Кроме того, для нас были важны интеграции с почтой, календарем, zoom, linkedin, job-бордами и т.д.

Также важной составляющей были разная аналитика и отчеты, к примеру – time to hire, cost per hire, response ratio, и т.д. Вне этого также было много мелких потребностей, которые позволяли автоматизировать мануальную работу, например автоматизировать scorecard, настраивать различные темплейты, mass mailing и т.д.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

В этом вопросе буду радикальной, чем быстрее, тем лучше. Если в команде более 1 человека и вы закрываете более 1 вакансии в квартал, то стоит переходить, это высвободит время работникам на мануальную работу, тем самым, качественно усилит команду без его штатного расширения, и позволит вам видеть более широкую картину и результат, видеть аналитику, прогнозировать и искать узкие зоны.

  Оксана Макарова, Recruit at MWDN

1.1. На что, в первую очередь, рекомендуете обратить внимание при выборе системы рекрутинга менеджмента персонала для IT-компании?

Если упростить шаги, то я бы сделала следующим образом:

1. Прежде всего, провела бы самостоятельный рынок рынка такого софта. На этом этапе можно отсеять системы, которые вам точно не подойдут, и выделить те, которые возможны для использования в вашей компании. Рынок софта постоянно меняется, так что лучше сначала самостоятельно поискать приемлемые варианты.
2. Затем можно попробовать триальные версии тех продуктов, которые вам понравились и базово подошли. Задача этого этапа – убедиться, что у софта присутствует тот же, интуитивно понятный интерфейс, и всем участникам процесса будет удобно использовать это программное обеспечение. Это нужно делать с пониманием, какие люди (и какие роли у этих людей) будут работать в системе. Это важно.
3. Просчитать и определить, насколько цена лицензий и/или настроек системы соответствует вашему бюджету и попытаться прикинуть все выгоды.

1.2. По вашему личному мнению, от какого количества людей в IT-компании уже невозможно пользоваться гугл таблицами для найма и адаптации людей и своевременно переходить именно на автоматизированную систему менеджмента персонала?

От четырех человек! (смеется)

Сейчас наша внутренняя команда насчитывает 7 ресерчеров и 5 рекрутеров. И это уже слишком много для ведения рекрутинга в Google-таблицах. Это банально невозможно контролировать, что создает хаос в процессах.

Так что, если у вас есть такая возможность, автоматизировать процессы рекрутинга нужно как можно быстрее.

Подытожим

Различные точки зрения на вопросы автоматизации помогут каждому сделать собственные выводы, однако есть несколько важных вещей, которые нужно учесть при выборе системы рекрутинга для IT-компании:

1. Помните, что компаний с полностью одинаковыми процессами рекрутинга даже в вашей сфере не бывает.
   Иногда кажется, что если компании из одной сферы (например, IT), то и рекрутинговые процессы должны быть не совсем идентичными, то хотя бы очень похожими. Однако это обманчивое мнение. Не поленитесь оцифровать то, что необходимо автоматизировать именно в вашей компании в конкретный момент времени, но с учетом перспективы дальнейшего расширения.
2. Выбирайте систему ATS под собственные процессы рекрутинга, а не подстраивайте процессы под систему.
   Если с самого начала выбрать систему, не удовлетворяющую именно ваши задачи и процессы, вы будете подстраивать свои процессы под систему, а не наоборот.
   Правильный вариант – это когда система настраивается под конкретные процессы. Учитывайте это еще до начала выбора ATS для бизнеса.
3. Семь раз отмерь – один раз отрежь.
   Рынок ATS достаточно разнообразен, так что логичным будет сначала исследовать максимальное количество вариантов, подходящих под ваши процессы, а уже потом принимать решения.

Не торопитесь покупать первое, что нашли. Ошибки при подборе ATS могут стоить очень дорого.

Правильность выбора системы ATS – это уже 50% успеха при внедрении.

Успешных вам внедрений!