Як підготуватися до впровадження CRM? 5 практичних рекомендацій

Реальною підготовкою до впровадження CRM не займається майже ніхто, проте правильна підготовка  —  це мінімум 50% успішного впровадження. 

Якщо сказати одним реченням про те, що потрібно зробити перед впровадженням CRM, то це буде звучати так: «Усвідомте та структуруйте процес продажів у своїй голові». А щоб не забути, просто запишіть це у форматі, який ми вам пропонуємо. 

1. Плани масштабування 

Пропишіть прогнозовані масштаби процесу продажів. У межах підготовки до впровадження CRM такі показники потрібні для вибору класу CRM-системи. Оскільки змінювати CRM-систему через рік після впровадження немає жодного сенсу, то необхідно відразу вибрати рішення із запасом під ваші масштаби, хоча б на найближчі 2 роки. Напишіть цілі в таблицю: 

Зверніть увагу, такий показник, як «Обсяг продажів», тут не потрібен. Він, безумовно, важливий для бізнесу, але не для вибору класу CRM-системи. 

2. KPI

Опишіть KPI (ключові показники ефективності), які будуть допомагати вам керувати продажами. Одна з ключових цілей автоматизації —  можливість побудови аналітики для прийняття раціональних рішень з управління. Створіть список критеріїв, за якими хотілося б оцінювати продуктивність команди та бізнесу. Вкажіть періоди та розрізи контролю кожного KPI. KPI можуть відображати як результат (Обсяг продажів), так і перебіг процесу (Кількість зустрічей, Кількість дзвінків). 

Приклад: 

3. Рутинні завдання

Ще одна ключова мета автоматизації процесу продажу — це збільшення часу менеджерів з продажу, яке вони витрачають на спілкування з клієнтом. Щоб збільшити частку цього часу, слід автоматизувати всі рутинні операції. Надсилання типових договорів, шаблонних листів, виставлення рахунків, контроль отримання оплати, повідомлення клієнта про події, формування звітності тощо. Це приклади рутинних завдань, виконання яких зазвичай може бути реалізоване без участі менеджера з продажу або з його мінімальною участю. 

Зберіть усі рутинні операції вашого відділу продажу в таку таблицю:

Приклад:

Цей аналіз дозволить вам усвідомити яку величезну кількість часу можна звільнити для спілкування з клієнтами та нових продажів!

4. Стадії воронки

Опишіть типові стадії ведення угоди у вашому бізнесі. Стадії рекомендуємо називати так, щоб за назвою можна було зрозуміти наскільки угода близька до успішного закриття. 

Наприклад, правильні назви стадій: «Перший контакт», «Презентація», «Підготовка КП». 

Неправильні назви стадій: «Передзвонити», «Зв’язатися пізніше». 

Опишіть не просто стадії, а умови переходу на кожну з них та бажані дії при переході. Зробіть це в такому форматі (стадії змінюйте під свій процес продажів):

Це непросте завдання, і, можливо, воно займе декілька годин вашого часу. Іноді воно може вимагати залучення консультантів для побудови процесу продажу. Але якщо ви описали свою воронку, то зроблено більшу частину роботи. 

5. Інтеграція

Бізнес — складний організм, що складається з безлічі екосистем, які необхідно між собою зв’язати в один центр управління, щоб досягти повноцінного ефекту автоматизації. Можливо, ви вже використовуєте у своєму бізнесі низку IT-систем. Як правило, це: 

• Сайт компанії / landing page.
• IP-телефонія.
• Система фінансового та/або складського обліку.
• Сервіс SMS/Viber розсилок.
• Сервіс E-mail розсилок.
• Чат-боти.

Вам необхідно створити список усіх систем, які вже використовуються в компанії, а також додати ті системи, які хотілося б впровадити для максимальної автоматизації процесу продажів.

Зробіть це у такому форматі: 

Інформація про необхідні інтеграції дозволить при виборі CRM швидко відібрати тільки ті, які можуть бути інтегровані з Вашими системами, а по-друге, виставити вимоги інтеграторам, які будуть займатися впровадженням CRM. 

Якщо ви дочитали до завершення, напевно, вам здається складним усе написане вище. Але ви дочитали, а отже, побачили користь, яку принесе робота зі структурування процесу продажів. Насправді структурувати процес не складно, варто тільки почати, й ви не помітите, як опишете усі п’ять розділів. Тим більше у вас є приклади та шаблони для опису.

Якщо зараз ви точно вирішили це зробити, будь ласка, не відкладайте на останній день. Як показує практика, завтра запал уже згасне. Отриманий документ дозволить вам точно розуміти, чого хотіти від CRM-системи, а будь-який інтегратор просто розцілує вас за такий системний опис «побажань»!

Успішного впровадження!