Jak przygotować się do wdrożenia CRM? 5 praktycznych poleceń

Prawie nikt tak naprawdę nie przygotowuje się do wdrożenia CRM, ale odpowiednie przygotowanie to co najmniej 50% udanego wdrożenia. 

Jeśli powiedzieć jednym zdaniem o tym, co trzeba zrobić przed wdrożeniem CRM, zabrzmi to następująco: „Trzeba zrozumieć i uporządkować proces sprzedaży w swojej głowie”. Aby nie zapomnieć, po prostu zapisz to w formacie, który Ci oferujemy. 

1. Plany skalowania

Zapisz przewidywany zakres procesu sprzedaży. W ramach przygotowań do wdrożenia CRM takie wskaźniki są potrzebne do wyboru klasy systemu CRM. Ponieważ nie ma sensu zmieniać systemu CRM rok po wdrożeniu, trzeba od razu wybrać rozwiązanie z marginesem na swoją skalę, przynajmniej na najbliższe 2 lata.

Zapisz cele w tabeli: 

Należy pamiętać, że taki wskaźnik jak „Zasięg sprzedaży” nie jest tutaj potrzebny. Z pewnością jest to ważne dla biznesu, ale nie dla wyboru klasy systemu CRM. 

2. KPI

Opisz KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), które pomogą Ci zwiększyć sprzedaż. Jednym z kluczowych celów automatyzacji jest możliwość budowania analityki w celu podejmowania racjonalnych decyzji zarządczych. Utwórz listę kryteriów, według których chcesz mierzyć wydajność zespołu i firmy. Określ okresy kontrolne i sekcje każdego KPI. KPI mogą wyświetlać zarówno wynik (wielkość sprzedaży), jak i postęp procesu (liczba spotkań, liczba rozmów). 

Przykład: 

3. Rutynowe zadania

Kolejnym kluczowym celem automatyzacji procesu sprzedaży jest zwiększenie ilości czasu, jaki menedżerowie sprzedaży spędzają na komunikacji z klientem. Aby zwiększyć udział tego czasu, wszystkie rutynowe operacje powinny być zautomatyzowane. Wysyłanie wzorców umów, wzorców pism, fakturowanie, monitorowanie wpływu płatności, powiadamianie klienta o zdarzeniach, generowanie raportów itp. To przykłady rutynowych zadań, których realizacja zazwyczaj może być zrealizowana bez lub przy minimalnym zaangażowaniu kierownika sprzedaży.

W poniższej tabeli umieść wszystkie rutynowe działania Twojego działu sprzedaży:

Przykład:

Ta analiza pozwoli Ci uświadomić sobie, jak ogromną ilość czasu można uwolnić na komunikację z klientami i nową sprzedaż!

4. Etapy lejka

Opisz typowe etapy transakcji w Twojej firmie. Zalecamy nazywanie etapów, aby można było zrozumieć, jak blisko jest pomyślnego zamknięcia transakcji.

Przykładowo, poprawne nazwy etapów to: „Pierwszy kontakt”, „Prezentacja”, „Przygotowanie oferty komercyjnej”.

Niepoprawne nazwy etapów: „Oddzwoń”, „Kontakt później”.

Opisz nie tylko etapy, ale także warunki przejścia do każdego z nich oraz pożądane działania podczas przejścia. Zrób to w tym formacie (zmień etapy zgodnie z procesem sprzedaży):

Nie jest to łatwe zadanie i może zająć kilka godzin twojego czasu. Czasami może to wymagać zaangażowania konsultantów do zbudowania procesu sprzedaży. Ale jeśli opisałeś swój lejek, większość pracy jest już wykonana.

5. Wdrożenie

Biznes to złożony organizm składający się z wielu ekosystemów, które muszą być połączone w jednym centrum sterowania, żeby osiągnąć pełny efekt automatyzacji. Być może korzystasz już z wielu systemów informatycznych w swojej firmie. Z reguły jest to:

• Witryna firmowa / landing page.
• Telefonia IP.
• System rachunkowości finansowej i/lub magazynowej.
• Usługa mailingowa SMS/Messengerów.
• Usługa poczty e-mail.
• Boty na czacie.

Musisz stworzyć listę wszystkich systemów, które są już używane w firmie, a także dodać te systemy, które chciałbyś wdrożyć, aby zmaksymalizować automatyzację procesu sprzedaży.

Zrób to w tym formacie:

Informacje o niezbędnych wdrożeń pozwolą Ci szybko wybrać tylko te, które można zintegrować z Twoimi systemami przy wyborze CRM, a po drugie, określić wymagania dla integratorów, którzy zajmą się wdrożeniem CRM.

Jeśli przeczytałeś do końca, prawdopodobnie wszystko, co napisano powyżej, wydaje Сi się trudne. Ale przeczytałeś i zobaczyłeś korzyści płynące z pracy nad strukturą procesu sprzedaży. W rzeczywistości nie jest trudno ustrukturyzować proces, wystarczy zacząć, a nie zauważysz, jak opisujesz wszystkie pięć sekcji. Im więcej masz przykładów i szablonów do opisania.

Jeśli zdecydowanie zdecydowałeś się zrobić to teraz, nie odkładaj tego na ostatni dzień. Jak pokazuje praktyka, jutro wpadną pilniejsze tematy. Otrzymany dokument pozwoli Ci dokładnie zrozumieć czego oczekujesz od systemu CRM, a każdy integrator po prostu ucałuje Cię za taki systemowy opis „życzeń”!

Udanej realizacji!